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ArticleId: 2726magazineEin schneller Zuruf durch die Bürotür, mal eben nebenan ein Meeting vorbereiten – Assistentinnen oder Assistenten und ihre Chefs arbeiten oft räumlich nahe zusammen. one sprach mit zwei Teams über Organisation aus der Distanz, Herausforderungen und was sie für die Zeit nach der Krise gelernt haben.https://one.rewe-group.com/fileadmin/_processed_/9/e/csm_TT_06_04-teams_backoffice_standard_teaser_26ef6ec63b.jpgSprung ins kalte WasserAssistentin aus dem Homeoffice
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REWE Group
Wie Assistentinnen und ihre Chefs aus dem Homeoffice arbeiten

Ein Sprung ins kalte Wasser

10.06.2020
von Judith Morgenschweis
Artikel - Inhalt

Ein schneller Zuruf durch die Bürotür, mal eben nach nebenan gehen und die Organisation eines Meetings abstimmen – die Zusammenarbeit zwischen Assistentinnen oder Assistenten und ihren Chefs ist eng mit räumlicher Nähe verknüpft. Doch dann hieß es für viele Teams von einem Tag auf den anderen: Bleibt zu Hause, arbeitet aus dem Homeoffice. one sprach mit zwei Teams über ihre Erfahrungen mit der Organisation aus der Distanz, die Herausforderungen und was sie schon jetzt für die Zeit nach der Krise gelernt haben.

Lilo Steinl und Stefan Haja: Der Expansionsleiter der REWE Region Mitte und seine Assistentin hatten bis zu diesem Zeitpunkt keinerlei Erfahrung mit mobilem Arbeiten. Ein Sprung ins kalte Wasser, aus dem beide viel gelernt haben. one sprach mit beiden über neue Anwendungen und alte Knochen.

Stefan Haja

one: Ihr Wechsel zum mobilen Arbeiten, wie sah der aus?
Stefan Haja: Wir hatten hier großes Glück. Im September vergangenen Jahres hatten wir im Rahmen einer Hardwareumstellung komplett auf Notebooks umgestellt. Dadurch war Homeoffice für uns in dieser Hinsicht technisch kein Problem. Darüber hinaus sind wir ein Team, das aus Innen- und Außendienst besteht. Das bedeutet, ein Teil meiner Mitarbeiter arbeitet sowieso sehr viel von unterwegs und hat damit einen mobilen Arbeitsplatz. Dieser Teil der Umstellung war also unproblematisch. Anfangs haben wir dann viel über Skype kommuniziert. Später kam dann Microsoft Teams dazu. 
Etwas holprig verlief zu Beginn der Ersatz für den Zuruf von meinem Büro in das von Frau Steinl. Ihr Diensthandy ist ein sehr alter Knochen, der nur für den absoluten Notfall gedacht war. Der hatte leider in Frau Steinls Homeoffice Empfangsprobleme. Dadurch war sie anfangs gefühlt für mich nicht erreichbar.

one: Wie haben Sie dieses Problem gelöst?
Lilo Steinl: Wir brauchten eine schnelle, unkomplizierte Lösung. Also ruft mich Herr Haja jetzt auf meinem privaten Festnetz oder Mobiltelefon an. Außerdem schaue ich regelmäßig in unserem Portal für die Telefonverwaltung nach, ob jemand angerufen hat. 

„Damit ich bei 17 Leuten den Überblick behalte, mache ich mir parallel in OneNote Notizen.“

Stefan Haja

one: Dennoch waren Sie es sicher gewohnt, viele Aufgaben ihres Arbeitsalltags persönlich zu erledigen. Wie haben Sie diese Prozesse im Homeoffice organisiert? 
Lilo Steinl: Im Innendienst haben wir regelmäßig einen Call über MS Teams, bei dem wir kurz organisatorische Dinge besprechen. Das klappt super. Dank des Seminars, das das Netzwerk Backoffice organisiert hatte, konnten wir hier schon einiges besser organisieren. Ein guter Tipp ist beispielsweise das gemeinsame Arbeiten in Dokumenten. Protokolle laden wir jetzt immer in MS Teams hoch und stimmen sie dort – auch mit unserem Außendienst – ab. Das geht viel schneller, da alle zeitgleich an dem Dokument arbeiten können.  Als nächstes wollen wir das auch für weitere Abläufe testen. Da ist noch viel Luft nach oben.

Stefan Haja: Für die Außendienstmitarbeiter, die ja sowieso nicht im Haus sind, gibt es jetzt mit unserem gesamten Team eine wöchentliche Telefonkonferenz, die ich organisiere und moderiere. Damit ich bei 17 Leuten den Überblick behalte, mache ich mir parallel dazu in OneNote Notizen. Das funktioniert schon recht gut, aber gerade was die Nutzung von OneNote betrifft, lerne ich immer noch dazu. Alles andere erledige ich per Anruf. 

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Wie kann ein Team effizient zusammenarbeiten, ohne sich regelmäßig zu sehen? one sprach mit zwei Experten für Führung aus der Distanz.

„Mir würde eine gesunde Mischung aus Bürozeit und Homeoffice gut gefallen.“

Lilo Steinl

one: Was war die größte Herausforderung in dieser Ausnahmesituation?
Lilo Steinl: In jedem Fall die Organisation unserer monatlichen Expansionssitzung mit unserer Geschäftsleitung, weiteren Fachabteilungen und unserem Expansionsteam (cica 20 Personen) via MS Teams. Das war ein Sprung ins kalte Wasser, obwohl wir vorab einen Test durchgeführt und alle wichtigen Funktionen durchprobiert haben: Präsentationen hochladen und gemeinsam darin arbeiten oder die Steuerung übergeben. Wir haben vorab auch festgelegt, wer die Steuerung übernimmt und getestet, was passiert, wenn ich aus MS Teams in eine andere Anwendung wechsle. Dieser Testlauf war sehr wichtig, um die nötige Sicherheit zu bekommen. Auch hier war das Webinar, das das Netzwerk Backoffice gemeinsam mit dem Collaborations-Team der REWE Systems angeboten hat, sehr hilfreich.

Lilo Steinl

one: Sie sind nun wieder die meiste Zeit im Büro. Können Sie sich vorstellen künftig mehr mobil zu arbeiten?
Lilo Steinl: Mir würde eine gesunde Mischung aus Bürozeit und Homeoffice gut gefallen. Ich habe einfach festgestellt, dass ich zu Hause konzentrierter arbeiten kann. Dort habe ich mehr Ruhe und damit auch den Kopf frei, um beispielsweise Prozesse und organisatorische Abläufe zu optimieren. Unser Büro dagegen gleicht doch eher einem Taubenschlag.

Stefan Haja: Es ist für uns nicht ganz so einfach. Wir sitzen hier in einem relativ neuen Verwaltungsgebäude, bei dem man sich viele Gedanken über die Auslastung und Belegung gemacht hat. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter zum Teil sehr unterschiedlich arbeiten. Das ist ein Riesen-Spagat, den wir da machen müssen. Vorgesetzte und Mitarbeiter müssen zunächst einmal das gleiche Verständnis davon haben, was ein mobiler Arbeitsplatz ist. Wenn dann allen klar ist, dass Homeoffice bedeutet, dass ich von zu Hause genauso arbeite wie sonst im Büro, nur eben physisch nicht anwesend bin, dann ist diese Variabilität etwas Wunderbares. Das funktioniert natürlich nur, wenn die Vorgesetzten ihren Mitarbeitern Vertrauen entgegenbringen.
Dann muss man schauen, wie die Kollegen mit der neuen Technik klarkommen. Für manche ist das kein Problem, für andere eine Hürde. Unter dem Strich kann ich für mich jedoch sagen, dass MS Teams künftig einige Dienstreisen ersetzen wird. Eigentlich haben wir ja immer gewusst, dass diese stundenlangen Autofahrten oder sogar Flüge zu Terminen, die nur wenige Stunden dauern, ökonomisch und ökologisch keinen Sinn machen. Jetzt werden wir dazu gezwungen uns umzustellen. Für mich steht fest, dass ich künftig die Anreisezeit sinnvoller nutzen und die neue Technik häufiger einsetzen werde.

Stefan Haja leitet in der REWE Region Mitte das Expansionsteam und das kaufmännische Immobilienmanagement, Lilo Steinl ist seine Assistentin. Wie viele andere Kollegen waren auch sie Mitte März von einem Tag auf den anderen gezwungen, Distanz zu halten und idealerweise aus dem Homeoffice zu arbeiten.

Für beide eine große Umstellung, hatten sie doch bis dato selbst keine Erfahrung mit mobilem Arbeiten. Immerhin gehörte für das Expansionsteam im Außendienst der mobile Arbeitsplatz zum Berufsalltag. Seit Anfang Mai arbeiten beide wieder die meiste Zeit im Büro.

„Vertrauen gehört auf jeden Fall dazu“

Nina Hengsberg und Thorsten Ritscher: Der Bereichsleiter Frische 2 innerhalb der Ware Vollsortiment und seine Assistentin hatten bis zu diesem Zeitpunkt immerhin schon ein wenig Erfahrung mit mobilem Arbeiten. one sprach mit beiden über Vertrauen und virtuelles Kaffeetrinken.

Nina Hengsberg

one: Wie arbeiten Sie derzeit mit ihrem Chef zusammen: beide aus dem Homeoffice? Gibt es Bürozeiten?
Nina Hengsberg: Ich arbeite seit nunmehr zehn Wochen im Homeoffice und Herr Ritscher ist täglich im Büro. Wir sind beide Frühaufsteher und stimmen uns gerne morgens schon einmal ab. Feste Zeitvereinbarungen sind hier nicht notwendig. Herr Ritscher und ich sind ständig im Austausch. Anfangs haben wir uns vor allem per Telefon und Email abgestimmt. Seitdem Teams Anfang April aufgeschaltet wurde, stimmen wir uns größtenteils hierüber ab. Das hat es uns auch ermöglicht den „persönlichen“ Kontakt zu halten. In diesem Zuge auch ein großer Dank an die Teams des Netzwerk Backoffice und Digital Workplace, die das Rollout früher ermöglicht haben und einige hilfreiche Webinare durchgeführt haben.

Thorsten Ritscher: Anfangs habe ich mich auch gefragt, wie das wohl in der Praxis umzusetzen ist, aber wir merkten schnell, dass die kurzen Absprachen zwischendurch zunächst über Telefon und Email und später per MS Teams sehr gut funktionieren. Wir stimmen uns einige Male am Tag effizient und schnell per Telefon, Mail oder im Teams-Chat ab – je nachdem was ansteht.

Wie im sonstigen Arbeitsalltag auch haben wir Kernzeiten im Team, um Erreichbarkeiten sicherzustellen. Es gibt beispielsweise aber auch Kolleginnen mit kleinen Kindern, die aktuell zuhause arbeiten müssen, und wer Kinder hat, der weiß was das bedeuten kann. Da lässt es sich am Nachmittag auch mal besser als zur Mittagszeit arbeiten. Hier ist viel Eigenverantwortung gefragt und die wird von den Kolleginnen und Kollegen auch gelebt.

one: Um diese Eigenverantwortung wahrnehmen zu können, brauchen Mitarbeiter aber auch das Vertrauen Ihres Chefs.
Thorsten Ritscher
: Vertrauen gehört auf jeden Fall dazu. Vertrauen und Arbeitsleistung sind keine Frage der Anwesenheit im Büro oder des mobilen Arbeitens, finde ich. Hinzu lassen sich insbesondere komplexere Themen viel besser aus dem Homeoffice heraus bearbeiten, das kann glaube ich jeder bestätigen.

Nina Hengsberg: Ohne dieses Vertrauen geht es nicht und es ist in der Tat etwas Besonderes, dass wir diesen Vertrauensvorschuss bekommen. Was die Arbeit betrifft, habe ich auch festgestellt, dass ich @ home konzentriert und effizient arbeiten kann. Je nach Komplexität des Themas auch konzentrierter und effizienter als im Büro, da Unterbrechungen seltener vorkommen. Allerdings vermisse ich schon den persönlichen Kontakt zu den Kollegen, aber das kann man dann über den Video-Call in Microsoft Teams ganz gut auffangen.

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Die Coronakrise hat Arbeitsprozesse auf den Kopf gestellt. Kolleginnen und Kollegen berichten, was sie erlebt haben, was sie vermissen oder welche positiven Seiten sie der Situation abgewinnen können. Berichten auch Sie von Ihren Erfahrungen.

Thorsten Ritscher

one: Haben Sie für Video-Calls feste Termine eingeplant?
Thorsten Ritscher: Im Führungskreis kommen wir zwei bis drei Mal pro Woche in einem Teams-Meeting zusammen. Darüber hinaus sehen wir uns im ganzen Team einmal die Woche per Video-Call. Die Kolleginnen und Kollegen tauschen sich dann beispielsweise über Best Practices aus, erfahren wie die Kollegen ihren Tag organisieren und trinken dabei gemeinsam einen Kaffee. Das kann das persönliche Gespräch natürlich nicht ersetzen, vermittelt aber allen ein Gefühl weiterhin Teil des Teams zu sein. 

one: Können Sie sich vorstellen auch künftig häufiger virtuelle Konferenzen einzuberufen? Sehen Sie hier langfristige Vorteile und Einsparpotenzial?
Thorsten Ritscher: Auf jeden Fall. Nicht jede mit Kosten verbundene Reisetätigkeit sehen wir als zwingend notwendig an. Wir werden auch zukünftig immer prüfen, ob ein Video-Call eine sinnvolle Alternative ist. Über MS Teams lassen sich kurzfristig ohne viel Vorlauf Konferenzen organisieren und das ganz ohne Abhängigkeiten von freien Besprechungsräumlichkeiten. Zuletzt gewinnen wir auch Zeit, weil die Anreise wegfällt. Diese Flexibilität und Effizienz werden wir auch weiterhin verstärkt nutzen.

Hintergrund:

Thorsten Ritscher leitet im Bereich Ware Vollsortiment die Abteilung Frische 2 mit insgesamt 13 Mitarbeitern. Nina Hengsberg ist seine Assistentin.

Seit Mitte März organisiert Nina Hengsberg den Arbeitsalltag aus dem Homeoffice. Für beide war die Umstellung nicht ganz so groß, denn beide hatten schon etwas Erfahrung mit mobilem Arbeiten.

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