one: Als Leiter der Abteilung Human Resources bei PENNY International stellen Sie mit Ihrem Team HR-Lösungen für die Landesgesellschaften im Ausland bereit. Waren die Zusammenarbeit und Führung auf Distanz für Sie auch vor der Coronakrise Normalität?
Thorsten Bauhaus: Ja, so kann man das sagen. Wir stehen zu HR-Themen im engen Austausch mit den jeweiligen Partnern vor Ort. Dabei nutzen wir das volle Spektrum der Kommunikation: Von Emails und Telefonaten über Videotelefonie oder den Austausch über Messenger-Dienste wie Skype bis hin zum Treffen vor Ort. Letzteres fällt nun natürlich weg. Das finde ich persönlich sehr schade, aber der Kontakt wird dadurch nicht weniger. Wir sehen uns aufgrund der Möglichkeit von Videotelefonie genauso häufig wie vor der Krise.

one: Bietet die Coronakrise die Chance, dass sich die Akzeptanz der Mediennutzung vergrößert?
Thorsten Bauhaus:  Auch, wenn wir alle auf diese Krise gern verzichtet hätten - Was die Verbreitung der digitalen Mediennutzung angeht, sehe ich allerdings tatsächlich eine Chance: Die digitalen Kommunikationsmedien werden noch intensiver und vor allem von viel mehr Kollegen genutzt. Es zeigt sich, dass Hemmschwellen zum Beispiel bei der Nutzung von Videotelefonie sinken. Daraus ergibt sich die Chance, routinierter digital miteinander zu kommunizieren. Videotelefonie kann viel ersetzen, es ist sozusagen ein „Treffen light“. Wir führen inzwischen sogar Bewerbungsgespräche und Assessmentcenter sehr erfolgreich digital durch und auch die Kaffeepausen zum kurzen Plausch mit den Kollegen funktionieren digital.

one: Sind denn die technischen Voraussetzungen dafür überall gegeben?
Thorsten Bauhaus: Wir sind bei der REWE Group schon auf einem guten Stand für die digitale Zusammenarbeit. So hilft es mir schon heute, wenn ich für unterschiedliche Situationen aus verschiedenen Tools das passende auswählen kann. Ich freue mich, wenn dieser Weg weiterverfolgt wird, da die Bedeutung passender digitaler Lösungen auch unabhängig von der aktuellen Krise zunehmen wird.

„Es ist eine Illusion zu glauben, dass die Nähe stärker ist, wenn der Mitarbeiter im Nachbarbüro sitzt. Die Kommunikationshäufigkeit ist entscheidend.“Thorsten Bauhaus, HR-Leiter PENNY Internationalone: Gibt es - abgesehen von technischen Herausforderungen – bei Ihrer Tätigkeit Hürden der Zusammenarbeit auf Distanz, zum Beispiel sprachliche oder kulturelle?
Thorsten Bauhaus: Es gibt die Herausforderung, kulturelle Distanzen zu überbrücken. Dabei geht es nicht um sprachliche Barrieren, sondern darum, die Regeln und Glaubenssätze, von denen ich ausgehe, nicht auf andere Menschen zu übertragen. Wenn man sich selbst hinterfragt, erhält man die Chance, mehr über sich selbst zu erfahren. Diese Auseinandersetzung mit der eigenen Persönlichkeit stellt für mich einen großen Reiz bei meiner Tätigkeit dar.

one: Welche Tipps können Sie Führungskräften, für die das Arbeiten auf Distanz ein Novum ist, an die Hand geben?
Thorsten Bauhaus: Nähe oder Distanz haben für mich wenig mit Kategorien wie Raum oder Zeit zu tun. Es ist eine Illusion zu glauben, dass die Nähe stärker ist, wenn der Mitarbeiter im Nachbarbüro sitzt. Die Kommunikationshäufigkeit ist entscheidend. Nähe hat etwas mit Kommunikation zu tun. Die Digitalisierung bietet da viele Möglichkeiten. Mein Tipp: Einfach mal eine andereKommunikationsform ausprobieren und den Methodenkoffer aufrüsten. Es gehört ein wenig Mut dazu, aber es lohnt sich.

Ein weiterer Aspekt, der mir sehr am Herzen liegt: Vertrauen ist die Basis für jegliche Zusammenarbeit – egal ob der Mitarbeitende im Nachbarbüro oder mehrere tausend Kilometer entfernt sitzt.

one: Manche Experten raten, in einer Art Team-Charta festzuschreiben, wie man zusammenarbeiten möchte, bis hin zu Details wie der Tonalität in der Kommunikation. Ist das hilfreich?
Sabine Remdisch: Regeln und Strukturen für die Zusammenarbeit sind wichtig, das gilt insbesondere für die digitale Kommunikation. Dazu gehört, feste und verbindliche Kommunikationszeiten zu schaffen, Strukturelemente wie die Agenda oder Ergebnisdokumentationen einzubeziehen und insgesamt für effiziente und zielgerichtete Besprechungen zu sorgen. Wichtig ist zudem, Rückfragen zu ermöglichen. Ergebnisse oder auch vereinbarte Aufgaben und Ziele können noch einmal schriftlich zusammengefasst und mit allen damit befassten Mitarbeitenden geteilt werden. 

one: Bei der Führung über Distanz werden Missverständnisse meistens erst viel später erkannt als bei unmittelbar zusammenarbeitenden Teams. Was kann die Führungskraft hier tun?
Sabine Remdisch: Es ist wichtig darauf zu achten, dass Arbeitsaufgaben präzise formuliert und strukturiert werden. Ziele müssen klar und deutlich sein. Im Kern geht es also um die Transparenz. Transparenz bedeutet im Wesentlichen: Die Wichtigkeit von Aufgaben ist bekannt, es gibt klare Verantwortlichkeiten, klare Bewertungskriterien für Arbeitsleistungen und klare Feedbacks von Kolleginnen und Kollegen und Vorgesetzten. 

„Das reichhaltigste Medium ist und bleibt der persönliche, unmittelbare Kontakt.“Sabine Remdisch

one: Videokonferenzen zu festen, für alle verbindlichen Zeiten, E-Mail-Austausch, Telefonate – wie sollte der Kommunikationsmix zwischen Führungskräften und Mitarbeitern aussehen? Und: Wie häufig sollte sich das gesamte Team, wenn irgend möglich, persönlich treffen?
Sabine Remdisch: Das reichhaltigste Medium ist und bleibt der persönliche, unmittelbare Kontakt. So wird Führungskräften gerade zu Beginn einer Projektarbeit empfohlen, auf die Face-to-face-Kommunikation nicht völlig zu verzichten und insbesondere den Mitarbeitenden, die sich noch nicht persönlich kennen, Möglichkeiten der persönlichen Begegnung - zum Beispiel in einem Kick-off-Meeting - zu ermöglichen. Von dieser Basis aus kann dann digitale Kommunikation ins Spiel kommen. Der ideale Kommunikationsmix ist eine Frage des jeweils geeigneten Mediums für unterschiedliche Aufgaben. Die Führungskraft ist hier gefordert, Medien anlassbezogen zu wählen. Geht es nur um eine kurze Information, kann eine Email oder Chat-Nachricht ausreichend sein, für komplexere Themen sollte man ein reichhaltigeres Medium wie eine Videokonferenz wählen. Das Teilen sehr persönlicher Themen oder ein Konfliktgespräch sollten nach wie vor idealerweise face to face stattfinden. 

one: Gute Ideen entstehen häufig nicht in steifen Besprechungen, sondern wenn sich Kollegen zwischendurch austauschen, etwa am Kaffeeautomaten. Wie lassen sich Kreativität und Eigeninitiative fördern, wenn informelle Treffen nicht möglich sind?
Sabine Remdisch:  Zusammen mit den Unternehmenspartnern unserer „LeadershipGarage“, die seit vielen Jahren an der Schnittstelle von Wissenschaft und Wirtschaft zum Digital Leadership forscht, haben wir die Terminkalender eines klassischen Büroalltags mit denen des typischen Homeoffice-Arbeitens verglichen. Das Ergebnis: Die Arbeit im Homeoffice zeichnet sich durch vergleichsweise kürzere Termin-Slots aus, die auch bis in den Abend hinein flexibler verteilt sind. Die Mitarbeitenden sind  generell besser – telefonisch – erreichbar. Das schafft die Möglichkeit, kurzfristig und spontaner Ideen auszutauschen. Um diese auch im Digitalen konstruktiv zu nutzen, sind dann die entsprechenden Medien notwendig, etwa interaktive Whiteboards. Um informelle Treffen auch im Digitalen zu schaffen, bieten sich virtuelle Events an: virtuelle Kaffeepausen, virtual lunch oder auch Online-Spiele – regelmäßige Termine werden für alle eingestellt, wer Zeit hat, schaltet sich per Videochat dazu.