Ein Bild, das die Schreibtischarbeit in der Pandemie wohl am eindrücklichsten widerspiegelt ist ein Monitor mit vielen kleinen Quadraten, in denen die Gesichter all derer zu sehen sind, die sich zu diesem virtuellen Treffen zusammentelefoniert haben. Bei der REWE Group verlief die Umstellung auf Videotelefonie schnell und unkompliziert. Künftig wird es die Auswahl zwischen drei Meeting-Formen geben.
Schnell waren die Vor- und Nachteile der virtuellen Treffen erkannt: Unter anderem fallen Anfahrtszeiten weg und es müssen keine Besprechungsräume mehr reserviert werden. Beides vorteilhafte Punkte, die für mehr Flexibilität sorgen. Negativ fällt auf, dass die Zahl der Besprechungsanfragen in die Höhe schnellt und für den persönlichen und informellen Teil der Meetings kaum noch Zeit bleibt.
Nun stehen die Zeichen gut, dass schon bald all diese Möglichkeiten sinnvoll kombiniert werden können. Dann wird die Frage lauten: Wie treffen wir uns? In Präsenz, virtuell oder hybrid?
Was genau ist eigentlich ein hybrides Meeting? Bei einem hybriden Meeting trifft sich ein Teil der Teilnehmer:innen vor Ort und andere werden remote zugeschaltet. Entscheidend dabei ist, dass die Technik so gut aufgestellt ist, dass Kolleg:innen, die virtuell teilnehmen, keinerlei Nachteil haben. Hierfür wurden Konferenzräume technisch aufgerüstet, so dass die zugeschalteten Kolleg:innen immer gehört und gesehen werden können und umgekehrt.
entscheidet
Es bleibt die Frage: Wie finde ich die richtige Meeting-Form? Hierbei hilft es, wenn sich die Organisierenden vorab mit einigen Fragen beschäftigen:
Was ist erlaubt?
Ist die Gruppe zu groß, kann das Meeting aktuell nicht in Präsenz stattfinden. Dann muss die Entscheidung zwischen der virtuellen oder der hybriden Variante getroffen werden. Grundlage hierfür sind die aktuellen Corona-Regeln.
Handelt es sich um einen Kick-off-Termin? Kennen sich alle Teilnehmer:innen?
Zum Start eines Projekts ist es sinnvoll, dass sich alle Teilnehmenden persönlich kennenlernen. Daher ist es hilfreich, das Kick-off-Meeting möglichst in Präsenz oder zumindest hybrid zu veranstalten.
Ist ein informeller Austausch und Netzwerken gewünscht?
Beides geht am besten in Präsenz. Wie wohl viele Kolleg:innen festgestellt haben, ist informeller Austausch virtuell schwer umzusetzen, da Spontaneität verloren geht. Auch Netzwerken ist eher schwierig in virtuellen oder hybriden Meetings umsetzbar. Wer die Möglichkeit in virtuellen oder hybriden Meetings einplanen möchte, kann hierfür Breakout-Rooms nutzen. Virtuelles Netzwerken will allerdings gelernt sein. Hierfür bietet es sich an, Hilfestellung bei den HR-Experten einzuholen.
Werden Körpersprache und die persönliche Ebene im Gespräch wichtig sein?
Die Frage klingt komisch, ist aber gerade bei persönlichen oder gar schwierigen Gesprächen in kleinem Rahmen enorm wichtig. Das Problem: Gesten, Körperhaltung oder gar eine Grundstimmung sind virtuell nur schwer bis gar nicht einschätzbar. Daher wäre in solchen Fällen ein persönliches Treffen die bessere Wahl.
In welchem Verhältnis stehen Anreise und Treffen zu einander?
Warum Zeit für eine lange Anreise aufwenden, wenn das Thema auch virtuell besprochen werden kann? Insbesondere in der Arbeitsphase von Projekten stellt sich die Frage, ob ein virtuelles oder hybrides Meeting die effizientere Wahl ist, zumal Dokumente am Bildschirm geteilt oder gemeinsam bearbeitet werden können. Hier bietet die neue Arbeitswelt viele Möglichkeiten, kreativ und effektiv auch aus der Ferne zusammenzuarbeiten.
Letztlich gilt die Grundregel: Nur wenn alle Teilnehmenden gleichermaßen von dem Treffen profitieren können, wird es erfolgreich. Deshalb sollten alle Aspekte des hybriden Meetings daraufhin hinterfragt werden.
