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Leitfaden zum Umgang mit E-Mails und Anrufen
Einfach mal abschalten
Lesedauer: 4 Minuten
Unterwegs zum Kundentermin das Postfach checken oder von zu Hause dem Kollegen eine Nachricht beantworten: Dank Notebook und Smartphone haben viele Mitarbeiter ihr mobiles Büro immer dabei. Doch so vorteilhaft es ist, flexibel zu arbeiten - es fordert auch jeden, verantwortlich mit seiner Zeit umzugehen und Freiräume für das Privatleben aufrechtzuerhalten. Der neue REWE Group „Leitfaden zum verantwortungsvollen Umgang mit dienstlichen E-Mails und Anrufen“ gibt nun Hilfestellung.
"Ihr Postfach ist fast voll.“ Vielen Mitarbeitern ist diese Nachricht im E-Mail-Programm Outlook bestens vertraut. Schließlich wächst die Zahl der beruflichen E-Mails rasant. Mehr als 40 Mails erhält jeder Berufstätige durchschnittlich pro Tag, so eine Umfrage des Hightech-Verbands Bitkom. Tendenz steigend.
Und damit nicht genug - wer will, ist rund um die Uhr fast überall auf der Welt online und erreichbar. Das bietet viele Vorteile: Mitarbeiter können ihre Arbeit immer besser an die individuellen Bedürfnisse und den persönlichen Lebensstil anpassen. Dies steigert häufig sogar die Produktivität und Motivation und ermöglicht eine bessere Lebensbalance. Allerdings fällt es Arbeitnehmern auch immer schwerer, Beruf und Freizeit voneinander zu trennen. Wer auch am
Wochenende und im Urlaub nicht abschalten kann und selbst vor dem Einschlafen regelmäßig noch seine Mails checkt, riskiert im schlimmsten Fall seine Gesundheit.
Ein neuer Leitfaden zum verantwortungsvollen Umgang mit dienstlichen E-Mails und Anrufen soll Kolleginnen und Kollegen nun helfen, die Herausforderungen der modernen Kommunikationsmittel zu meistern. Die thematischen Schwerpunkte bilden der sorgsame und verantwortungsvolle Umgang mit dienstlichen E-Mails, der Umgang mit E-Mails und Anrufen außerhalb der Arbeitszeit, sowie eine professionelle Besprechungskultur mit gegenseitiger Wertschätzung.
Ein neuer Leitfaden zum verantwortungsvollen Umgang mit dienstlichen E-Mails und Anrufen soll Kolleginnen und Kollegen nun helfen, die Herausforderungen der modernen Kommunikationsmittel zu meistern. Die thematischen Schwerpunkte bilden der sorgsame und verantwortungsvolle Umgang mit dienstlichen E-Mails, der Umgang mit E-Mails und Anrufen außerhalb der Arbeitszeit, sowie eine professionelle Besprechungskultur mit gegenseitiger Wertschätzung.
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Handy aus nach Feierabend
Ist eine E-Mail wirklich nötig, oder gibt es eine sinnvolle Alternative? Wurde der kleinstmögliche Verteiler gewählt? Diese und weitere Leitfragen helfen Mitarbeitern, die Nutzung von Mails effektiver zu gestalten. Außerhalb der Arbeitszeit und besonders im Urlaub sollte auf Anrufe, Lesen und Bearbeiten von beruflichen E-Mails verzichtet werden - es sei denn es besteht beispielsweise eine Rufbereitschaft. Auch in Krisensituationen* kann die Erreichbarkeit leitender Angestellter oder weiterer Mitarbeiter aufgrund ihrer Funktion ausnahmsweise notwendig sein.
*Krisensituationen sind Situationen, in denen ein unmittelbares Handeln erforderlich ist, da Informations-/Entscheidungs- oder Umsetzungsverzögerungen zu Schäden für das Unternehmen und/oder die Mitarbeiter führen können. Es gelten hierzu ergänzende Absprachen innerhalb des Fachbereiches.
Ist eine E-Mail wirklich nötig, oder gibt es eine sinnvolle Alternative? Wurde der kleinstmögliche Verteiler gewählt? Diese und weitere Leitfragen helfen Mitarbeitern, die Nutzung von Mails effektiver zu gestalten. Außerhalb der Arbeitszeit und besonders im Urlaub sollte auf Anrufe, Lesen und Bearbeiten von beruflichen E-Mails verzichtet werden - es sei denn es besteht beispielsweise eine Rufbereitschaft. Auch in Krisensituationen* kann die Erreichbarkeit leitender Angestellter oder weiterer Mitarbeiter aufgrund ihrer Funktion ausnahmsweise notwendig sein.
*Krisensituationen sind Situationen, in denen ein unmittelbares Handeln erforderlich ist, da Informations-/Entscheidungs- oder Umsetzungsverzögerungen zu Schäden für das Unternehmen und/oder die Mitarbeiter führen können. Es gelten hierzu ergänzende Absprachen innerhalb des Fachbereiches.
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Rücksicht in Besprechungen
Im Job müssen viele stets erreichbar sein. Das Smartphone wird so zum ständigen Begleiter. In Besprechungen sollten Mobilgeräte jedoch nur in Ausnahmefällen genutzt werden. Damit tut man sich selbst und anderen einen Gefallen, denn das Klingeln oder Vibrieren und schon das Lesen lenkt ab und stört die Kollegen. Erwartet man einen wirklich wichtigen Anruf, kann man dies vorher ankündigen und das Telefon auf lautlos schalten. Kommt dieser Anruf dann, sollte man den Raum zum Telefonieren verlassen.
Regeln für den Mailverkehr
E-Mails sind aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Doch das sich stetig füllende Postfach kann auch schnell zum Stressfaktor werden. Einige einfache Regeln helfen, besser zu kommunizieren: Wer präzise formuliert, klare Fragen stellt und sich an Höflichkeitsregeln hält, kommt oft schneller ans Ziel und spart sich und anderen viel Zeit.
Im Job müssen viele stets erreichbar sein. Das Smartphone wird so zum ständigen Begleiter. In Besprechungen sollten Mobilgeräte jedoch nur in Ausnahmefällen genutzt werden. Damit tut man sich selbst und anderen einen Gefallen, denn das Klingeln oder Vibrieren und schon das Lesen lenkt ab und stört die Kollegen. Erwartet man einen wirklich wichtigen Anruf, kann man dies vorher ankündigen und das Telefon auf lautlos schalten. Kommt dieser Anruf dann, sollte man den Raum zum Telefonieren verlassen.
Regeln für den Mailverkehr
E-Mails sind aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Doch das sich stetig füllende Postfach kann auch schnell zum Stressfaktor werden. Einige einfache Regeln helfen, besser zu kommunizieren: Wer präzise formuliert, klare Fragen stellt und sich an Höflichkeitsregeln hält, kommt oft schneller ans Ziel und spart sich und anderen viel Zeit.
Sieben Tipps für bessere E-Mails aus dem neuen Leitfaden lesen Sie hier. Den vollständigen Leitfaden finden Sie im Infonet der REWE Group.
Studie: E-Mails im Berufsleben
Das tägliche „Bling“
Die AKAD Hochschule Leipzig hat den Umgang mit E-Mails im Berufsleben untersucht und kommt zu dem Schluss: E-Mails sind Fluch und Segen zugleich.
Ein kurzes „bling“ und schon unterbrechen viele Berufstätige ihre Arbeit: eine neue E-Mail ist im Postfach eingegangen. Elektronische Post gehört heute zur Arbeitswelt wie das Telefon. Doch wie gehen wir eigentlich damit um? Belasten sie mehr als sie helfen? Die AKAD Hochschule Leipzig hat dazu per Online-Fragebogen über 2.000 Berufstätige verschiedenster Branchen, Unternehmensgrößen und Hierarchie-Ebenen befragt.
Grundsätzlich kann man davon ausgehen, dass 97 Prozent aller Berufstätigen heutzutage beruflich E-Mails nutzen. Die Befragten erhielten täglich im Schnitt 36 E-Mails, 25 Prozent sogar mehr als 50. Um diese zu bearbeiten benötigten immerhin zwei Drittel der Befragten zwei Stunden am Tag. Allerdings: der überwiegende Teil gab auch an, lieber weniger Zeit mit E-Mails verbringen zu wollen. Dennoch rufen laut einer Bitkom-Studie aus dem Jahr 2013 etwa 77 Prozent der Berufstätigen ihre Mails auch außerhalb der Arbeitszeit ab.
Grundsätzlich kann man davon ausgehen, dass 97 Prozent aller Berufstätigen heutzutage beruflich E-Mails nutzen. Die Befragten erhielten täglich im Schnitt 36 E-Mails, 25 Prozent sogar mehr als 50. Um diese zu bearbeiten benötigten immerhin zwei Drittel der Befragten zwei Stunden am Tag. Allerdings: der überwiegende Teil gab auch an, lieber weniger Zeit mit E-Mails verbringen zu wollen. Dennoch rufen laut einer Bitkom-Studie aus dem Jahr 2013 etwa 77 Prozent der Berufstätigen ihre Mails auch außerhalb der Arbeitszeit ab.
Davon abgesehen lesen die meisten Befragten ihre Mails jedoch sehr konsequent. Knapp ein Drittel hatte keine ungelesene Mail im Posteingang. Die Produktivität von E-Mails wird dagegen eher mittelmäßig eingeschätzt. Die Mehrheit empfand 30 Prozent der empfangenen Mails als unproduktiv, ein Viertel sogar mehr als die Hälfte.
Für den Arbeitsalltag mit entscheidend ist, wie die E-Mails abgerufen werden. Laufen Sie automatisch im Postfach ein? Gibt es dazu ein Signal, das darauf aufmerksam macht? Oder rufen die Befragten die Mails aktiv zu bestimmten Zeiten ab? Hier zeigte sich, dass die Mails wenig strukturiert abgerufen werden. In den meisten Fällen laufen sie ständig ins Postfach ein, in der Regel begleitet von einem optischen (Pop-up-Fenster) oder akustischen („bling“) Signal. Die Folge: Die Empfänger unterbricht seine Arbeit und benötigt auch einige Zeit, um danach wieder seine ursprüngliche Tätigkeit aufzunehmen.
Für den Arbeitsalltag mit entscheidend ist, wie die E-Mails abgerufen werden. Laufen Sie automatisch im Postfach ein? Gibt es dazu ein Signal, das darauf aufmerksam macht? Oder rufen die Befragten die Mails aktiv zu bestimmten Zeiten ab? Hier zeigte sich, dass die Mails wenig strukturiert abgerufen werden. In den meisten Fällen laufen sie ständig ins Postfach ein, in der Regel begleitet von einem optischen (Pop-up-Fenster) oder akustischen („bling“) Signal. Die Folge: Die Empfänger unterbricht seine Arbeit und benötigt auch einige Zeit, um danach wieder seine ursprüngliche Tätigkeit aufzunehmen.
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