Ziel des Projekts REWE DNA ist es, die wichtigsten Leitplanken für die flexible Arbeitswelt der Zukunft festzulegen. Ein zentraler Baustein des flexiblen Arbeitens ist die Möglichkeit, in Absprache mit dem Vorgesetzen von zu Hause zu arbeiten. Als Richtwert gelten hier zwei Tage in der Woche. Je nach Tätigkeit können es aber auch mehr oder weniger Arbeitstage sein. Grundlage für die Entscheidung, auch künftig den Mitarbeiter:innen die Arbeit von zu Hause zu ermöglichen, waren die Umfrage und die Projektcafés rund um das Projekt REWE DNA.

Hinzu kommt eine sich wandelnde Zusammenarbeit in den Büros. Gemeinsames Arbeiten an bereichsübergreifenden Projekten, nimmt zu. Doch wer sich immer häufiger mit Kolleg:innen aus anderen Bereichen abstimmt, muss entweder ständig im Besprechungsraum arbeiten oder seinen Arbeitsplatz auch im Büro flexibler gestalten. 

Spätestens hier kommt Desksharing ins Spiel. Immer seltener wird an einem festen Platz gearbeitet, sondern dort und mit wem es die Aufgaben erfordern – mal in einem kreativen oder kommunikativen Umfeld – mal an einem ruhigen Arbeitsplatz.

Heike Wilhelm

Heike Wilhelm: Das ist so ähnlich, wie wenn man 18 Jahre alt wird – im ersten Moment verändert sich eigentlich erstmal nichts Großartiges. Es ist aber ab dem 1. Januar 2022 erwünscht oder erlaubt, den Schreibtisch zu tauschen und auch an anderen Tischen zu arbeiten. Wir nehmen dabei niemandem etwas weg. Eine wirkliche Veränderung wird erst dann wirklich spürbar, wenn wir in den kommenden Monaten nach und nach auf die Bereiche zugegangen sind und mit den Kolleg:innen gemeinsam die Bedarfe ermittelt haben.

one: Bis es soweit ist – was können die Mitarbeiter:innen tun?

Heike Wilhelm: Wir empfehlen, die Schreibtische schonmal aufzuräumen. Dazu haben wir einen Guide vorbereitet, der die Kolleg:innen mit ein paar Tipps und Hinweisen unterstützt. Manche können vielleicht schon etwas ausmisten. Ziel ist es, das „Clean Desk“-Prinzip umsetzen – also im Idealfall einen sauberen, aufgeräumten Schreibtisch zu hinterlassen. Dazu gehört auch, das Persönliche zurückzufahren, damit sich alle wohl fühlen können, die an dem Platz arbeiten wollen. Mit diesen Aufräumarbeiten können die Mitarbeiter:innen jetzt schon anfangen und sich so langsam mit dem Gedanken des Desksharing anfreunden.

one: Wie gehen Sie vor, wenn Sie mit den einzelnen Bereichen die Bedarfe in Sachen Büroräume ermitteln?

Heike Wilhelm: Offiziell werden wir damit im kommenden Jahr starten und auf die Führungskräfte zugehen. Aber: Die Bereiche müssen nicht warten bis wir auf sie zukommen. Jeder Bereich kann schon jetzt eine Bestandsaufnahme machen: Was haben wir schon? Was benötigen wir noch? Wie viele Schreibtische brauchen wir? Welche Wünsche gibt es? Wie sollen unsere Räume künftig aussehen? Zum Beispiel gibt es im Moment eine große Nachfrage nach Kreativräumen, denn die kreative Zusammenarbeit ist in unseren Räumen derzeit noch nicht ausreichend berücksichtigt. In einer neuen Arbeitswelt werden wir auch mehr Flächen brauchen, in denen ich mich spontan für kurze Absprachen treffen kann, oder Kommunikationszonen. Es macht bei manchen dieser Fragen auch Sinn, sich mit dem Nachbarbereich abzusprechen, vielleicht kann man sich zum Beispiel einen Besprechungsraum teilen. Ziel ist es ja auch, dass die Bereiche näher zusammenrücken.

one: Welche Rolle werden in unserer Arbeitswelt der Zukunft große, offene Räume spielen – Stichwort Open Space?

Heike Wilhelm: Wir haben festgestellt, dass viele Kolleg:innen Open Space nicht mögen. Wir werden also keine Wände einreißen, wenn das nicht ausdrücklich gewollt ist. Unser Ziel ist es nicht, Großraumbüros zu schaffen, sondern Flexibilität in der Nutzung der Flächen herzustellen. Das Ergebnis soll ein Mix sein, so wie ihn die jeweiligen Bereiche brauchen. Dabei ist es wichtig, dass wir Ruhezonen und Kommunikationsräume klar trennen. Schreibtischflächen für Stillarbeit auf der einen Seite, und Meeting-, Kommunikation- und Zusammenarbeitsflächen auf der anderen. Das ist auch eine Frage, die sich die Bereiche schon stellen können: Wo brauchen wir Ruhebereiche? Wo tauschen wir uns intensiv aus?

one: Die Bedarfe aller Bereiche an den Zentralstandorten zu ermitteln, klingt wie eine Mammutaufgabe…

Heike Wilhelm: Ja, wir überlegen im Moment, wie wir den Prozess straffen können. Wir sehen, dass es für die Bereiche wichtig ist, schnell die nötige Ausstattung zu haben. Deshalb werden wir uns im ersten Schritt auf die Einrichtung fokussieren, damit die Bereiche die Funktionalität haben, die sie brauchen. Renovierungen und Umbauten können wir im Anschluss vornehmen, da dies mehr Zeit in Anspruch nimmt.

one: Gibt es Standards, an denen man sich bei der Suche nach der optimalen Ausstattung orientieren kann?

Heike Wilhelm: Es gibt den Typenkatalog SWOP im Infonet, über den sich jeder informieren kann. Darin sind die aktuellen Standardartikel aufgeführt. Sofern es Sinn bringt nehmen wir auch neue Artikel auf oder schmeißen veraltete Dinge raus. Schränke zum Beispiel werden immer seltener bestellt. Generell werden höhenverstellbare Schreibtische Standard. Denn beim Desksharing ist es aus ergonomischen Gründen wichtig, dass alle die Tischhöhe auf ihre Bedürfnisse anpassen können. Neu hinzu kommen Möbel für multifunktionale Räume wie Treppenbänke, Hocker oder Tische, an denen ein Projektteam gemeinsam arbeiten kann.

one: Wie funktioniert das mit persönlich zugeordneten ergonomischen Stühlen?

Heike Wilhelm: Personen, die per Attest verordnete, besondere ergonomische Stühle benötigen, bekommen diese auch weiterhin. An dem Prozess ändert sich nichts. Diese Stühle bleiben den Personen zugeordnet und werden dann von diesen an den jeweiligen Platz geschoben.

one: Was können die Kolleg:innen bei Platzmangel in der Homebase tun?
Heike Wilhelm: Wir planen über den heutigen Bestand hinaus in allen Standorten Pendlerbüros. Davon abgesehen sehen wir Desksharing bereichsübergreifend. Die harten Grenzen zwischen den Bereichen können dadurch ein Stückweit aufgeweicht werden. Hier ist Gemeinschaft gefragt: Wenn man keinen Platz in der eigenen Homebase findet, fragt man im benachbarten Bereich nach, ob dort ein Platz frei ist. Angrenzende Bereiche können sich gegenseitig die Ressourcen zur Verfügung stellen. Das ist der Weg, den wir mit Desksharing verfolgen.

one: Inwiefern können die Kolleg:innen, die demnächst ins Desksharing wechseln, von den Erfahrungen all der Kolleg:innen profitieren, die diese Form des Arbeitens schon seit Jahren praktizieren?

Heike Wilhelm: In den SWOP-Büros, die wir bereits haben, ist es gar kein Thema mehr, wo sich Personen bewegen oder wo sie arbeiten. Einige sind häufiger in der Homebase, andere eher nicht. Die Flächennutzung zeigt hier, dass sich die Mitarbeiter:innen auch dem bereichsübergreifenden Zusammenarbeit öffnen und unter Berücksichtigung dieser betrieblichen Belange immer häufiger ihre Homebase verlassen und in anderen Bereichen arbeiten.

one: Wird es ein Buchungssystem geben?

Heike Wilhelm: Zur Notwendigkeit von Buchungssystemen gibt es unterschiedliche Meinungen. Manche Bereiche möchten darauf verzichten, andere hätten gerne eines für ihre Planung. Wir schauen uns gerade verschiedene Tools an, wie diese in der Praxis funktionieren und welche Regelungen zu hinterlegen sind, damit sie sinnvoll genutzt werden können. Dieses muss einfach in der Anwendung sein und alle Anforderungen zum Datenschutz erfüllen.

one: Wo kann ich meine Wertsachen ablegen? 

Heike Wilhelm: Jeder bekommt ein persönliches Schließfach in der Homebase, das den Rollcontainer ersetzt. Darüber hinaus kann es weitere Ablageflächen, wie Sideboards oder Schränke geben, in dem Maße wie es gebraucht wird. Wer möchte, kann sich auch einen Business-Trolley bestellen, der auch in dem Schließfach Platz findet.

one: Nach der Pandemie ist die Hygiene beim Desksharing ein wichtiger Aspekt. Wie gehen wir damit um? 

Heike Wilhelm: Headset, Mouse und Laptop sind persönlich zugeordnet. Tischoberflächen können mit Desinfektionsmittel gereinigt werden, das bereits heute an zentralen Stellen zur Verfügung steht. Zusätzlich werden die Flächen häufiger gereinigt.

one: Zum Abschluss: Gibt es noch einen Faktor, der für eine erfolgreiche Umstellung besonders hilfreich ist?

Heike Wilhelm: Desksharing oder swoppen, wie wir es bei der REWE Group auch nennen, funktioniert umso besser, je mehr es von den Führungskräften vorgelebt wird. Einige Führungskräfte haben bereits ihre Einzelbüros aufgegeben. Dadurch steigt die Akzeptanz bei den Mitarbeiter:innen. Unsere Erfahrung ist, dass die meisten Führungskräfte den Wandel mitgehen. Einige melden uns sogar zurück, dass sie die Umstellung positiv erleben und sie nun mehr aus ihrem Bereich mitbekommen.

Großzügige, offene Flächen, gläserne Besprechungsräume und viel Raum für Kommunikation: Im REWE-Marketing hat Jan Flemming mit seinem Team eine Open-Space-Fläche umgesetzt. In one berichtet er, welche Hürden es zu überwinden galt und warum die Fläche auch den bereichsübergreifenden Austausch fördert.

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Drei Kolleg:innen berichten, welche Vor- und Nachteile das Arbeiten auf einer offenen Fläche mit sich bringt - und wie für sie die ideal gestaltete Arbeitswelt aussieht.

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