Viele kennen das Gefühl, von Arbeit überrollt zu werden. Die Flut an Anforderungen und die Taktung, mit der sie auf Mitarbeiter und Teams einprasseln, ist manchmal schwer zu organisieren. Das Team des Bereichs Marktverfahren schaffte mit Hilfe von Kanban Abhilfe.
„Wir fühlten und nur noch getrieben“, bringt Peter Walden vom Bereich TIBM Marktverfahren die Situation vor knapp einem Jahr auf den Punkt. Ständige Anrufe mit Adhoc-Aufgaben und eine schier nicht enden wollende Flut an Anforderungen machten dem frisch zusammengestellten sechsköpfigen Team Ende 2017 das Arbeitsleben schwer. Das Team betreut zehntausende Switches und Access-Points in den Märkten. Ohne sie sind die Märkte schlichtweg offline. Daraus resultiert, dass die Kollegen nicht nur Märkte betreuen, die neu aufgeschaltet oder umgebaut werden, sondern als 2nd-Level-Support-Marktnetzwerk fungieren.
Wieder Herr über die eigene Arbeit werden
Statt ständig von außen angetrieben zu werden, wollte das Team wieder Herr über die eigene Arbeit werden. Hierfür bietet sich Kanban schon deshalb an, weil es ein Pull-Verfahren ist: Die Mitarbeiter holen sich die Aufträge, wenn sie Ressourcen haben.
Der erste Schritt war daher, die Arbeit zu analysieren, planbarer zu machen und in sinnvolle Schritte einzuteilen. Dabei stellte sich heraus, dass ein Großteil der Arbeitslast aus Adhoc-Anfragen von Neueröffnungen stammte. Ein Problem, das nur mit Hilfe der Kollegen aus den Regionen zu lösen war.
Kanban schlägt mehrere Fliegen mit einer Klappe
Mit dem Kanban-Board konnte das Team gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen. Zunächst kategorisierten und strukturierten sie ihre Aufgaben so, dass sie sinnvoll in Teilaufgaben eingeteilt waren, aber auch nicht zu kleinteilig, um den Verwaltungsaufwand in Grenzen zu halten. Dann etablierten sie ein Farbsystem mit Post-it-Zetteln: pink zeigt Anforderungen an, die angekündigt waren, gelb Adhoc-Anforderungen ohne Ankündigung. Zudem erstellten sie ein Kanban-Board mit den verschiedenen Projektphasen, Priorisierungen und Feldern für Marktumstellungen, die nicht bearbeitet werden konnten, weil Unterlagen fehlten.
„Mit Kanban visualisiert man seine Arbeit“
„Schon das hat ungemein geholfen, denn mit Kanban visualisiert man seine Arbeit. Es war auf einen Blick für alle – auch für Außenstehende – sichtbar, dass wir zu viele unangekündigte Aufgaben bearbeiten mussten und der Arbeitsfluss sich immer wieder staute, weil uns Informationen fehlten“, erklärt Jennifer Leffler. Mit dem Kanban-Board vor Augen konnten dann auch vorgesetzte Führungskräfte sehen, dass der Prozess an mehreren Stellen optimiert werden musste und sich gemeinsam mit dem Team dafür einsetzen. Mit Erfolg, denn heute zeigt sich am Board ein gänzlich anderes Bild: Es gibt kaum noch unangekündigte Marktaufschaltungen. Und die Informationen werden in der Regel vollständig eingereicht.
Das Kanban-Board half aber nicht nur, das Problembewusstsein zu schärfen, indem es die Arbeit sichtbar machte. Es sorgte auch für mehr Effizienz im Team. Zum einen sind alle anstehenden Aufgaben für alle Team-Mitglieder zu sehen, von langfristigen Projekten, die nach Prioritäten geordnet am Board aufgenommen werden, bis hin zu täglich anstehenden Aufgaben. Jeder Auftrag befindet sich am Board. Sobald ein Kollege Zeit hat, nimmt er sich den Post-it, bearbeitet den nächsten Schritt und heftet den Post-it-Zettel zur nächsten Projektphase am Board. So entsteht ein übersichtlicher, transparenter Arbeitsfluss, der inzwischen auf drei Boards dargestellt wird: Zwei Input-Boards, auf denen die anstehenden Anforderungen nach Wochen und Wochentagen gesammelt werden, und ein Prozess-Board, auf dem die Projektphase und Priorisierungen visualisiert werden.
Digitales Board soll kommen
Derzeit arbeitet Jennifer Leffler an einer digitalen Version des Boards, auf die dann auch ihr Chef, der an am Standort Hungen sitzt, jederzeit Zugriff hat. So kann auch er immer sehen, wer gerade an welchem Projekt arbeitet und den aktuellen Status abfragen.
Hier ist die Rede von einem digitalen Board.
Gibt es eine Lösung, die jeder Bereich adaptieren könnte - eine Anwendung für den PC?
Für die Organisation im Einkauf könnte das auch hilfreich sein!
Vielen Dank!
Ich nutze Kanban seit gut einem Jahr für die Aufgabenverteilung im Markt - vorher habe ich (zu viel!) mit ToDo-Listen gearbeitet. Durch das zentrale Kanban-Board haben alle Kollegen eine Übersicht über anstehende Arbeiten mit der jeweiligen Priorisierung und können sich auch aktiv mit einbringen. Zudem ist jeder Mitarbeiter in der Lage mit wenigen Blicken einen Überblick über die notwendigen Tätigkeiten im Markt zu erhalten. Das stärkt das Verantwortungsbewusstsein jedes einzelnen und macht es mir als Führungskraft einfacher anfallende Arbeitsprozesse auszusteuern. Es ist erstaunlich wie wirkungsvoll und ausbaufähig solch eine recht simple Struktur wie die des Kanban Boards sein kann.