Der Jahresbeginn ist oftmals auch die Zeit des Frühjahrsputzes. Und das gilt nicht nur für den Haushalt. Auch auf dem Rechner und im E-Mail-Postfach sollte regelmäßig aufgeräumt werden.
Die Gründe dafür sind zahlreich: Zuallererst ist es der Datenschutz. Personenbezogene Daten dürfen nicht unbegrenzt aufbewahrt werden. Daher sieht der interne Prozess der REWE Group vor, dass E-Mails spätestens nach Ablauf von zehn Jahren gelöscht werden.
Im Übrigen sind Datenmengen nicht so sichtbar wie Papier. Daher bemerkt man oft ihre Ausmaße nicht. In E-Mail-Archiven können sich daher schnell hunderte Terabyte Daten ansammeln. Die brauchen Platz und verursachen unnötige Betriebskosten.
1. Regelmäßiges Bearbeiten von Mails: Plant in eurem Kalender feste Zeiten ein, in denen ihr E-Mails bearbeitet und beantwortet. Bei längeren Kommunikationssträngen reicht es, die aktuelle E-Mail zu behalten.
2. Ordnerstruktur: Erstellt Ordner für verschiedene Themen oder Projekte. Das hilft dabei, den Überblick zu behalten und wichtige E-Mails schneller zu finden.
3. Nutzt die Möglichkeit, Regeln einzurichten. E-Mails von bestimmten Absendern oder mit bestimmten Betreffzeilen können so automatisch in die passenden Ordner verschoben werden.
4. E-Mail-Flut reduzieren: Versucht generell, weniger E-Mails zu schreiben. Oft können kurze Fragen auch in einem direkten Gespräch oder über einen Anruf geklärt werden.
5. Regelmäßige Grundreinigung: Plant Routinen ein, in denen ihr euer Postfach gründlich aufräumt. Dabei hilft es, die E-Mails nach Datum zu sortieren und sehr alte Mails zu löschen. Die Sortierung nach Absender wiederum
