Es gibt schon erste Mitmenschen, die sagen, sie könnten die Worte Homeoffice, Video-Konferenz und natürlich Corona nicht mehr hören. Das mag sein, nützt aber nichts, denn zumindest die Worte Homeoffice und Video-Konferenzen werden uns noch ein Weilchen begleiten. Davon ist nicht nur Cornelius Kämmerling überzeugt. Mit dem Organisationsentwickler haben wir über die Meeting-Kultur in Video-Konferenzen gesprochen. Was können oder müssen wir noch lernen? Welches sind die Basis-Skills, die man für Video-Calls und -Konferenzen braucht? Was gibt es bei der Vorbereitung und Organisation zu beachten? Cornelius Kämmerling hat einige einfache, aber sehr wirksame Tipps parat.
Wenn er nicht gerade in einem Video-Call ist, kümmert sich Cornelius Kämmerling bei toom Baumarkt im Bereich Business Development und Strategie um die Verbesserung der Zusammenarbeit, sei es in Teams oder zwischen Kollegen oder Führungskräften.
Seine 12 wichtigsten Tipps haben wir hier aufgelistet. Den Rest gibt’s im Podcast.
- Es gelten die gleichen Höflichkeitsformen wie bei physischen Treffen: Teilnehmende sollten Präsenz zeigen und am besten die Kamera anschalten. Kurze Abwesenheiten einfach in den Konferenz-Chat schreiben, so dass alle Teilnehmenden wissen, dass man kurz nicht erreichbar ist.
- Wer nicht spricht, schaltet sein Mikro aus, um störende Hintergrundgeräusche zu vermeiden.
- Fassen Sie sich kurz: Knappe prägnante Aussagen, sind in Video-Calls besser als Monologe. Das macht es anderen Teilnehmenden leichter, in den Austausch einzusteigen.
- Reden Sie nicht dazwischen, sondern nutzen Sie die Funktion „handheben“.
- Stellen Sie in Teams den Status auf „nicht stören“. Dadurch werden Benachrichtigungen Programmen automatisch unterdrückt.
- Zusätzlich kann man in Windows den Ruhemodus nutzen. So werden weitere Benachrichtigungen gestummt. Lediglich Terminerinnerungen bleiben aktiv.
- Versorgen Sie sich vorher mit Getränken.
- Planen Sie regelmäßige Pausen ein und weisen Sie auch auf Ihren Pausenbedarf hin.
- Öffnen Sie den virtuellen Besprechungsraum 15 Minuten früher. So haben die Kollegen die Möglichkeit, vorab Fragen zu stellen.
- Planen Sie einen Puffer für die Lösung technischer Probleme ein
- Beenden Sie das Meeting mit einer Zufriedenheitsabfrage
- Und denken Sie immer wieder daran: In Sachen Video-Konferenzen sind wir noch in einer Lern- und Experimentierphase.
NEUE TIPPS FÜR TEAMS
Zu Punkt 9 (Konferenz früher öffnen) gehört natürlich auch, dass man entweder so einlädt, dass man den Teilnehmern deren Kalender man einsehen kann, diese Viertelstunde Raum vor dem Termin lässt, oder den Vorlauf in der Einladung bereits angibt.
Anderenfalls hat man virtuell die gleiche Situation, wie bei freundlichen Kollegen, die einen nach einem Termin in der S76 ohne Pause einen Termin in der S90 einladen.
Hallo Berbner,
danke für den Hinweis, den ich jetzt nach meinem Urlaub lesen konnte.
Ja, sicherlich ist die nahtlose Folge von virtuellen Terminen eine Herausforderung. Wir bei toom machen positive Erfahrungen damit, Termine erst um "fünf nach" zu beginnen und um "fünf vor" zu beenden - die Termine stellen wir dann auch so ein: 10:05-10:55 Uhr. Die verbleibenden 10 Minuten können z.B. für Raumwechsel, Wasser holen oder Technik-Input genutzt werden.
Das als kleine Idee zum Nachmittag!