So schafft man Übersicht in den Chats und vermeidet lästige Tipperei. Und: Aufgaben organisieren - erste Schritte mit dem Planner
Tipps für den Chat
1. Sprachnachrichten aufnehmen mit der Teams-App
2. @mention-Funktion
3. Nachrichten optimieren
4. Nachrichten filtern
5. Benachrichtigungen ein- und ausschalten
6. Testanruf und Kameratest
dem Planner in
Microsoft Teams
Sie haben ein kleineres Projekt aber keinen Plan? Dann könnte Microsoft Teams mit dem Planner eine sinnvolle Hilfe sein. Es ist eine Art virtuelles Kanban-Board, das aber deutlich mehr kann als Aufgaben zuweisen. Pläne werden in Teams oder deren Kanälen erstellt. Sie erscheinen dann oben in den Registerkarten neben dem Teams- oder Kanal-Namen. Sie bestehen aus sogenannten Buckets (zu deutsch: Eimer) und Aufgaben, die wiederum Personen zugewiesen werden können. Bevor der Plan erstellt wird, sollte man – je nach Umfang – das Projekt strukturieren.
1. Plan anlegen
- Es erscheint die neue Registerkarte mit dem Namen des Plans und darunter Die Menüleiste mit den Punkten „Board“, „Diagramme“ und „Zeitplan“, die man zunächst außer Acht lassen kann.
- Unter dieser Menüleiste findet man das Wort „Aufgabe“. Das kann man nun ändern und dem ersten Bucket seinen Namen geben
- Mit einem Klick auf „Aufgabe hinzufügen“ stellt man in diesem Bucket nun die einzelnen Teilaufgaben ein
- Mit einem Klick auf „Neuen Bucket hinzufügen“ kann man einen weiteren Bucket mit Teilaufgaben erstellen
2. Aufgaben erstellen
Die soeben erstellte Aufgabe kann nun mit einem einfachen Klick wieder geöffnet werden. Es erscheinen weitere Features. Hier kann man:
- Priorisieren
- Checklisten hinzufügen (können zur besseren Übersicht auch auf dem Board angezeigt werden)
- Notizen ergänzen (können zur besseren Übersicht auch auf dem Board angezeigt werden)
- Kommentare hinzufügen
- Die Aufgaben weiteren bzw. anderen Personen zuweisen
- Ein Startdatum hinzufügen
- Die Deadline verändern
- Den Status der Aufgabe editieren
- Eine Datei anhängen
- Die Aufgaben mit einer Farbe kennzeichnen
Wie man sich mit dem Planner einen einfachen Überblick über den Status aller Aufgaben verschafft, Aufgaben verschiebt oder die Produktivität des Teams in Diagrammen veranschaulichen kann, erklären wir in der nächsten Folge der Tipps für MS Teams.
