Kanban ist eine einfache und schnell umsetzbare Methode, Struktur in das Arbeitsleben zu bringen. Wir haben mit einigen Kollegen der REWE Systems gesprochen, die Kanban auf ganz unterschiedliche Weise nutzen. Den Auftakt macht der Bereich Konzernsysteme Konditionsmanagement. Dort ersetzt ein Kanban-Board die E-Mail-Flut.
Mögen Sie E-Mails? Nein? Damit sind Sie nicht alleine. Insbesondere, wenn per E-Mail Prozesse und Vorgänge nachgehalten werden sollen, sind Mails umständlich und unübersichtlich. Richtig kompliziert jedoch wird es, wenn mehrere Kollegen einen Vorgang bearbeiten.
Genau dieser Fall war es, der Christiane Voß, Funktionsbereichsleiterin Konzernsysteme Konditionsmanagement, und Carsten Conrad auf die Idee mit dem digitalen Kanban-Board brachte. Der Bereich managt Testumgebungen für den Einkauf, für die nur unter ganz klar definierten Bedingungen Zugänge eingerichtet werden. „Bis wir das Kanban-Board eingerichtet hatten, mussten wir alle Genehmigungsschritte per Mail festhalten und dokumentieren. Das war unglaublich aufwändig“, blickt Carsten Conrad zurück.
Die Frage war: Wie kann man das ewige Hin und Her der Mails durch einen klar strukturierten Prozess ersetzen, der jeden Berechtigungsschritt bis hin zur Genehmigung vorgibt und dokumentiert? Und das alles möglichst digital, damit auch die Kollegen im Homeoffice auf das System zugreifen können.
Christiane Voß und Carsten Conrad waren überzeugt, dass dies ein idealer Testfall für Kanban ist und begannen damit, die Anforderung für die Berechtigungen in einzelne Genehmigungsschritte einzuteilen: Wo läuft die Anfrage für eine Berechtigung ein? Welche Informationen müssen vorliegen? Wer muss den Antrag genehmigen? Was passiert, wenn die Genehmigung abgelehnt wird? „Wenn einfache Prozesse verwaltet werden sollen, ist Kanban schnell und einfach umzusetzen. Umgekehrt eignen sich diese Anwendungsfälle optimal für den leichten Einstieg in Kanban.“Christiane Voß
Hier zeigt sich, dass Kanban nicht nur eine Arbeitsmethode für klar strukturierte und planbare Abläufe ist. Dass Kanban auch eine Hilfe bei nicht-prognostizierbaren Prozessen sein kann, zeigt das dezentrale Kanban-Board des Bereichs Konzernsysteme Konditionsmanagement. Es basiert auf Jira, einer Software zur Vorgangs- und Projektverfolgung, die in der REWE Systems regelmäßig angewendet wird. Hier lassen sich digitale Kanban-Boards individuell konfigurieren.
Wird eine neue Berechtigung beantragt, legen die Mitarbeiter diese Anfrage in Jira an und weisen ihr den Eingangs-Status zu. Nun ist für alle Kollegen, die im Berechtigungsmanagement arbeiten, sofort ersichtlich, was als nächstes benötigt wird. Für den Arbeitsalltag hat dies mehrere Vorteile:
- Alle Kollegen – egal ob im Büro oder im Homeoffice – sehen immer den aktuellen Stand aller Anträge.
- Die Wege, die ein Antrag gehen muss sind klar definiert und fest vorgegeben.
- Die Mitarbeiter können jeden Antrag sofort weiterbearbeiten.
- Zudem wird eine komplette Historie des Genehmigungsprozesses in Jira hinterlegt, so dass jederzeit sichtbar ist, wie eine Genehmigung zustande kam.
- Jeder Bearbeiter behält den Überblick, obwohl die Anträge bis zur Genehmigung durch viele Hände gehen müssen.
„Wenn einfache Prozesse verwaltet werden sollen, ist Kanban schnell und einfach umzusetzen. Umgekehrt eignen sich diese Anwendungsfälle optimal für den leichten Einstieg in Kanban“, hat Christiane Voß festgestellt. Und für das Team ist die E-Mail-Flut zumindest teilweise gebändigt.
Der Bereich Konzernsysteme Konditionsmanagement betreut innerhalb der Domäne Zentrale Handelssysteme bei der REWE Systems Anwendungen, die den Einkauf von der Verhandlung über die Pflege von Konditionen bis zur Kalkulation der Einkaufspreise unterstützen. Diese Daten sind streng geheim. Daher muss der Bereich für die Testsysteme genau nachhalten, wer Zugriff auf diese Daten haben darf, wer nicht und wer Zugriff darauf hat. Für die Berechtigung ist ein klarer Prozess vorgegeben, der immer einzuhalten ist.
Außerdem muss genau dokumentiert werden, wer wann Zugriff auf die Daten bekommen hat. „Das sind hochsensible Daten, so etwas wie die Kronjuwelen der REWE Group“, sagt Funktionsbereichsleiterin Christiane Voß.
