Die Corona-Lage führt dazu, dass Events und größere Veranstaltungen remote ausgetragen werden müssen. Als Alternative bieten sich hierfür Streams per Teams an. Klingt kompliziert? Ist es nicht. Wir haben mit den Experten vom Team Collaboration Suite bei der REWE Systems gesprochen und zeigen in 10 Schritten wie es geht:
Hier gibt es eine ausführliche Checkliste
Produktion: Die Veranstaltung selbst muss von einem Kollegen gesteuert werden, der sozusagen Regie führt. Zur Produktion gehören daher unter anderem das Starten und Beenden des Events, teilen des Desktops, das Einblenden der Referierenden gemäß des vorher festgelegten Ablaufplans.
Wichtig ist, dass sowohl die Produzierenden als auch die Referierenden MS Teams auf ihrem Laptop oder PC nutzen. Diese Rollen können per Smartphone nicht aufgeführt werden.
Es empfiehlt sich, die Aufgaben auf mehrere Kollegen zu verteilen und Vertretungen für den Notfall zu vereinbaren.
Im nächsten Dialogfenster wird festgelegt, an wen sich das Event richtet. Hier kann zwischen einem festgelegten Teilnehmerkreis oder aber auch einer organisationsweiten Übertragung gewählt werden. Wird die Einstellung „öffentlich“ gewählt, kann theoretisch jeder, also auch Menschen außerhalb der REWE Group, teilnehmen. Diese Einstellung eignet sich daher nur in Ausnahmefällen.
Abschließend generiert Teams einen Link, den man an die Teilnehmer des Events per Mail oder in einer Outlook-Besprechung schicken kann.
Hier gibt es eine ausführliche Anleitung.
So schafft man Übersicht in den Chats und vermeidet lästige Tipperei. Und: Aufgaben organisieren - erste Schritte mit dem Planner finden Sie hier.
Es empfiehlt sich vorab eine Generalprobe oder zumindest einen Test durchzuführen. Das gibt allen Beteiligten Sicherheit für die eigentliche Livesendung. Hilfestellung gibt diese Checkliste.
Etwa 30 Minuten vor Beginn der Veranstaltung wählen sich Produzierende und Referierende über den bei der Erstellung des Events generierten Link in einem virtuellen Eventraum ein. Dieser ist durch den Hinweis „Vor dem Liveschalten“ gekennzeichnet.
Aufgabe des Produzierenden ist es, den Ablauf der Übertragung zu steuern. Daher hat er eine andere Ansicht als Referierende oder Teilnehmende. Im Wesentlichen stehen vier Funktionen zur Verfügung:
- Das Kamerabild des Referierenden in die Warteschlange für die Übertragung schieben
- Inhalte / Präsentation teilen
- Inhalte live schalten, was nicht gleichzusetzen ist mit der tatsächlichen Übertragung. Mit der Live-Schaltung wird ein Referent zunächst in die Warteschlange des Liveereignisses übertragen
- die Übertragung starten
Hier geht es zur ausführlichen Anleitung.
Weitere Infos gibt es hier.
Mit Klick auf "Verwerfen", wird die Frage in den Reiter "Geschlossen" verschoben und ist weiter für den Fragenden sichtbar. Über diese Funktion lassen sich die Fragen abarbeiten und das Postfach bleibt übersichtlich.