Eine der entscheidendsten Veränderungen im Zuge von REWE DNA ist die Einführung von Desksharing. Dabei ist das Konzept in der REWE Group nicht gänzlich neu. Zahlreiche Mitarbeiter:innen der REWE Systems arbeiten schon seit über vier Jahren nach dem sogenannten SWOP-Konzept, das im Grunde nichts anderes ist als Desksharing. one hat bei drei Kolleg:innen nach ihren Erfahrungen gefragt, was sie an SWOP schätzen und wo sie Verbesserungspotenzial sehen.
one: Wie war Deine Einstellung zum Start von SWOP? Gab es Bedenken oder hast Du die Veränderung von vorneherein als Bereicherung empfunden?
Maren Dittrich: Ich habe damals SWOP für unsere Abteilung koordiniert. Die Voraussetzungen waren jedoch damals etwas andere als heute, da unsere Umstellung mit der Einführung des Homeoffice und mit einem Standortwechsel verbunden war. Daher gab es zu Beginn Bedenken, die nicht ausschließlich mit dem neuen Konzept zu tun hatten.
Das SWOP-Konzept habe ich als positiv empfunden. Wir können seitdem frei wählen mit welchen Kolleginnen und Kollegen wir zusammensitzen, und dies jeden Tag neu. Kollegen und Kolleginnen und Teams, die an einem Thema arbeiten, haben sich in der Regel dann auch räumlich zusammengesetzt. Für größere Projekte werden Projekträume geblockt.
Eine große Bereicherung sind unsere Freiflächen vor der Küche. Hier können wir uns spontan besprechen, bei längeren Telefonaten auch einmal aufstehen und uns bewegen. Mir persönlich gefallen auch die größeren Räume gut. Sie sind mit lärmdämmenden Bildern ausgestattet. Hier hat sich gezeigt, dass meine Kolleginnen und Kollegen immer Rücksicht genommen haben, um andere nicht zu stören.
Dank SWOP habe ich auch deutlich weniger Arbeitsmaterial. Da ich mein Laptop täglich mitnehme und auch spontan mal im Homeoffice bleibe oder Termine in anderen Standorten wahrnehme, achte ich sehr darauf, nichts mehr auszudrucken.
Wichtig bei SWOP war für mich immer die sogenannte „Homebase“. Wenn ich ins Büro komme möchte ich mich mit den Kollegen und Kolleginnen zusammenfinden, mit denen ich auch zusammenarbeite und die ich gerne treffe. Das ist ein wichtiger Mehrwert, den die Homebase bietet.
one: Wie hat sich SWOP in Eurem Bereich und der REWE Systems insgesamt eingespielt? Wo hat es zu Beginn gehakt? Was hat gut geklappt?
Maren Dittrich: Aus meiner persönlichen Sicht hat SWOP schnell gut funktioniert. Ich glaube wir haben uns als Abteilung in unserer Homebase zusammengefunden und uns wohl gefühlt.
one: Wie bewertest Du SWOP heute? Was ist positiv? Gibt es Nachteile?
Maren Dittrich: Ich habe die modernen Arbeitsflächen und die Flexibilität als Bereicherung empfunden. Ich bin seitdem in der Lage an jedem beliebigen Ort zu arbeiten und nicht mehr an ein Büro gebunden. Dank der Homeoffice-Regelung kann ich flexibel reagieren, wenn beispielsweise ein Arzttermin ansteht oder an einem anderen Standort bleiben, nachdem ich dort einen Termin hatte. Das bedeutet auch weniger Zeit, die durch Pendeln vergeudet wird. Diese Flexibilität setzt viel Vertrauen der Vorgesetzten voraus. Ich hatte immer das Gefühl, dass mir dieses Vertrauen entgegengebracht wird und das motiviert mich in meiner Arbeit.
Ein Problem vor Corona war die Auslastung der Arbeitsplätze. Oftmals waren zu wenig Sitzplätze vorhanden, so dass Mitarbeitende wieder nach Hause fuhren, oder kreativ wurden und Besprechungsräume genutzt haben. Problematisch war das Thema Post und Unterschriftsprozesse, wenn man länger in anderen Standorten oder im Homeoffice ist. Inzwischen werden diese Prozesse stärker digitalisiert. Doch insgesamt finde ich das Konzept gut und würde nicht mehr anders arbeiten wollen.
one: Wie war Deine Einstellung zum Start von SWOP? Gab es Bedenken oder hast Du die Veränderung von vorneherein als Bereicherung empfunden?
Tilo Kopp: Als unsere Bereiche auf SWOP – oder wie es jetzt meist heißt – Desksharing umgestellt haben, gab es zu Beginn bei allen Mitarbeitenden viele Fragen: Wie finde ich meine Kollegen? Wo sitzen die jetzt? Wohin orientiere ich mich, wenn ich ins Büro kommen? All das hat sich dann mit der Homebase schnell erledigt, denn jede Abteilung bzw. jedes Team bekam einen Bereich zugewiesen, in dem man sich dann fand. Ein Problem waren dann noch die persönlichen Dinge, die wir sonst auf unseren Schreibtischen üblicherweise stehen hatten. Hierfür gab es für jeden ein persönliches Schließfach, damit wir die Arbeitsplätze vor dem Verlassen für den nächsten Kollegen wieder in seinen ursprünglichen Zustand versetzen konnten.
Und dann gab es noch physisches Arbeitsmaterial, wie Aktenordner. Hierfür wurden Sideboards aufgestellt. Mit der Zeit habe ich aber festgestellt, dass ich diese nicht mehr benötige.
one: Wie hat sich Desksharing in Eurem Bereich und der REWE Systems insgesamt eingespielt? Wo hat es zu Beginn gehakt? Was hat gut geklappt?
Tilo Kopp: Was die täglichen Abläufe und das Miteinander angeht, muss sich Desksharing – wie alles andere auch – einspielen. Eine Frage war zu Beginn: Was passiert, wenn alle Plätze belegt sind? Da wir kein Reservierungssystem hatten, gab es Bedenken, dass man keinen Platz mehr bekommt, wenn man etwas später dran ist. Es stellte sich heraus, dass das nur selten passiert. Und wenn doch, sucht man sich eben in einem anderen Stockwerk einen Platz.
Eine weitere Frage war: Was ist, wenn ich mich wegen eines Termins von meinem Arbeitsplatz für längere Zeit entferne? Wie lange kann ich wegbleiben, ohne meinen Tisch aufräumen zu müssen? Wie können wir die Lautstärke in den großen Büros so gestalten, dass alle noch gut arbeiten können? Diese Fragen haben wir zu Beginn in regelmäßigen Abständen im Team besprochen und Regeln für ein gutes Miteinander erarbeitet.
one: Wie bewertest Du Desksharing heute? Was ist positiv? Gibt es Nachteile?
Tilo Kopp: Für mich als Führungskraft ist es letztlich super, auf der Fläche zu sein. Man bekommt viel mehr mit und ist immer ansprechbar. Das finde ich toll. Natürlich stellt sich mir auch die Frage: Was ist, wenn ich spontan ein Vier-Augen-Gespräch mit einem Mitarbeitenden führen möchte? Hierfür hatten wir spezielle Räume vorgesehen, in die man sich auch spontan zurückziehen kann.
Ein großer Vorteil ist für mich auch, dass die Raumplanung wegfällt. Das war schon immer ein ziemlicher Aufwand. Zudem arbeiten wir inzwischen sehr viel interdisziplinärer. Da passen moderne Raumkonzepte, in denen sich die Kollegen und Kolleginnen so zusammenfinden, wie sie zusammenarbeiten einfach viel besser zur neuen Arbeitswelt.
one: Wie war Deine Einstellung zum Start von SWOP? Gab es Bedenken oder hast Du die Veränderung von vorneherein als Bereicherung empfunden?
Monika Ringart: Ich habe den Wechsel vom eigenen Arbeitsplatz zu SWOP innerhalb der REWE Systems nicht mitbekommen, weil die Umstellung bei meinem Start bereits erfolgt war. Dennoch war ich neugierig darauf, denn in meinem vorherigen Job hatte ich zwar mein eigenes Büro, was aber für die Kommunikation unter den Kolleg:innen eher hinderlich war. Bei einem Praktikum in Schweden hatte ich jedoch schonmal auf diese Weise gearbeitet und habe mich erinnert, dass ich das als förderlich für die Zusammenarbeit empfunden habe.
Grundsätzlich bin ich froh, wie gut SWOP bei der REWE Systems funktioniert, weil alle Plätze gleich gut ausgestattet sind. Ich habe im Projektmanagement gearbeitet und fand die Flexibilität, die SWOP mitbringt, von Anfang an sehr gut. So kann ich mich immer mit den Kolleg:innen zusammensetzen, mit denen ich auch an einem Thema/Produkt oder Projekt zusammenarbeite. Wenn ich für eine Aufgabe Ruhe brauche, arbeite ich eben im Homeoffice oder wähle einen ruhigen Arbeitsplatz in einem kleineren Büro.
SWOP macht uns insgesamt flexibler und effizienter. Daran sollten wir uns orientieren. Es eröffnet Möglichkeiten, den Arbeitsplatz immer passend zur aktuellen Aufgabenstellung auszusuchen und evtl. ungenutzte Büroarbeitsplätze für andere Co-Working-Spaces umzugestalten. Deshalb denke ich, es ist die richtige Zeit für REWE, zumal es auch in den Umfragen von den Mitarbeitenden gewünscht wurde.
one: Wie hat sich SWOP in Eurem Bereich und der REWE Systems insgesamt eingespielt? Wo hat es zu Beginn gehakt? Was hat gut geklappt?
Monika Ringart: Bei uns in der Stolberger Straße 88 in Köln ist das gelebte Praxis. Ich kann mir vorstellen, dass es für jemanden, der seit vielen Jahren an einem festen Platz arbeitet, anfangs Umgewöhnung bedeutet, weil man dann auch Sachen angesammelt hat, die auf dem Schreibtisch oder in Rollcontainern stehen. Aber ich finde es tatsächlich befreiend, wenn man nach getaner Arbeit den Platz freiräumen muss. Man organisiert sich besser, fängt nicht an, Dinge zu stapeln und dann zu suchen, und ist dazu angehalten, die Aufgaben effizient und fokussiert abzuarbeiten.
Ein kleiner Schrank und ein Rollkoffer machen das swopen einfach. So kann man Arbeitsmaterial verstauen kann, beispielsweise für Unterlagen, die man nicht nach Hause nehmen kann. Bei der REWE Systems hat jeder ein Schließfach und einen Trolley bekommen. So hat man das Büro immer dabei.
SWOP ist auch praktisch, wenn man, wie wir, immer zwischen verschiedenen Standorten pendelt. Man hat seinen Schreibtisch schnell aufgeräumt und weiß, dass man immer alle Unterlagen dabei hat.
one: Wie bewertest Du Desksharing heute? Was ist positiv? Gibt es Nachteile?
Monika Ringart: Ich finde es insgesamt sehr positiv, weil ich die Flexibilität habe, täglich zu entscheiden, mit wem ich heute zusammensitze. Wenn ich Themen habe, bei denen ich mich sehr stark konzentrieren muss, suche ich mir ein Büro, in dem ich mit maximal einer Person sitze. Wenn ich mit Leuten zusammenarbeite und den Austausch brauche, gehe ich ins Großraumbüro. So kann ich meinen Arbeitsplatz passend zu meinen Aufgaben wählen und bekomme dadurch maximale Effizienz. Und wenn ich abends den Platz wieder freiräume, habe ich direkt einen Überblick, was ich geschafft habe.
Vielen Dank für dieses Interview. Ich glaube auch, dass Desksharing sehr viel Flexibilität ermöglichen kann. Aber gibt es wirklich nur Vorteile? Mich würde auch interessieren, in welchen Fällen Desksharing vielleicht nicht so gut funktioniert.