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„Homeoffice kann glücklich machen"
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Organisierter Ausnahmezustand
ArticleId: 1543magazineStell Dir vor, Du kommst ins Büro und der Schreibtisch ist weg. Für rund 1.000 Kollegen der REWE Group ist dies ihr Alltag – und sie sind glücklich damit. Vier Kollegen erzählen vom Arbeiten ohne festen Schreibtisch.https://one.rewe-group.com/fileadmin/_processed_/5/c/csm_TT07_06_mgt_standard_3cbd651ca8.jpgMein und Dein – das muss nicht seinKollegen über SWOP-Büros
In SWOP-Büros haben die Kollegen keine festen Schreibtische mehr
Mein und Dein – das muss nicht sein
von Judith Morgenschweis
Top Thema
REWE Group
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Stell Dir vor, Du kommst ins Büro und der Schreibtisch ist weg. Für rund 1.000 Kollegen der REWE Group ist dies ihr Alltag und sie sind glücklich damit. Denn sie arbeiten im Smarter Working Office Program (SWOP). Hier gibt es keine festen Zuordnungen von Person und Arbeitsplatz. Stattdessen werden die Schreibtische nach dem „first come, first get“-Prinzip vergeben. Wir haben vier Kollegen der REWE Systems befragt, wie sich ihr SWOP-Arbeitsalltag gestaltet.

Barbara Hentschel, Key Account Managerin Handelssysteme REWE Systems
„SWOP ist ein Perspektivwechsel“
Barbara Hentschel

one: Waren Sie anfangs skeptisch gegenüber SWOP? Wie war Ihre Einstellung?
Barbara Hentschel:
Ich habe mich darauf gefreut, weil ich die Idee gut fand. Ich habe für mich vor allem Vorteile darin gesehen, swoppen zu können.

one: Was sind aus Ihrer Sicht die Vorteile?
Barbara Hentschel:
Zum einen kann ich mir meinen Arbeitsplatz nach Themen suchen: Je nach Thema, setze ich mich zu den Kollegen, die mit mir daran arbeiten und nicht dahin, wo ich immer sitze. Das wiederum hat viele positive Effekte: Ich lerne neue Kollegen kennen und vernetze mich so immer besser. Aber man bleibt auch mental flexibler. Ich glaube es macht einen Unterschied, ob man jeden Morgen gewohnheitsmäßig an den gleichen Schreibtisch geht oder sich immer mal wieder einen neuen Platz zum Arbeiten suchen muss. So bringt swoppen auch einen Perspektivwechsel mit sich.

Dazu kam in meinem Fall, dass zeitgleich Homeoffice eingeführt wurde. Das ist ein Glücksfall für mich. Brauche ich einen Konzeptionstag, dann arbeite ich eben von zu Hause. Das ist kein Problem, denn ich kann mich ja von überall ins Netz einwählen.

Auch die Büros mag ich lieber. Sie sind schöner und moderner als die alten Büros. So etwas motiviert, denn man geht doch gleich lieber zur Arbeit, wenn man in ein attraktives Büro kommt.

one: Sehen Sie auch Nachteile beim swoppen?
Barbara Hentschel:
Diese Art zu arbeiten ist nicht für jeden geeignet. Bei manchen kann es nicht mit der Tätigkeit in Einklang gebracht werden. Andere hängen sehr an „ihrem“ Büro, haben es sich dort schön eingerichtet und identifizieren sich damit. Für diese Kollegen kann swoppen als unangenehm empfunden werden. Andere sind vielleicht von ihrer Art zu Arbeiten nicht so gut geeignet.

Das einzige, was mich wirklich stört, sind die Kollegen, die sich nicht an die Regeln halten. Und die lauten: Hinterlasse den Arbeitsplatz sauber und aufgeräumt. Das kriegen manche nicht hin. Auch die Lautstärke im Großraumbüro kann stressig sein, dann muss man Rückzugsmöglichkeiten suchen.

one: Hat sich ihre Arbeitsorganisation oder Arbeitsweise durch das swoppen geändert?
Barbara Hentschel:
Das tolle ist, dass man sich seine Arbeit komplett selbst gestalten kann, da man überall arbeiten kann. Ich arbeite ergebnisorientiert. Es kommt für mich nicht darauf an, dass ich anwesend bin, sondern, dass die Ergebnisse stimmen. Das passt zum Swoppen und es ist gleichzeitig eine große Freiheit und ein großes Vertrauen, das unser Vorgesetzter uns allen entgegenbringt. Es ist auch ein Zeichen von Respekt und Wertschätzung gegenüber meiner Arbeitsfähigkeit, wofür ich sehr dankbar bin. Dabei achte ich streng darauf, dass ich Arbeit und Freizeit trenne und ausreichend Zeit für Erholung einplane.

Es stehen zwei verschiedene Arbeitsplatz-Typen zur Verfügung:
Darüber hinaus stehen zwei Sonderausstattungen zur Verfügung:
Außerdem nutzen viele Kollegen das Homeoffice:

Dennis Sawinkin, Projektleiter strategische Projekte REWE Systems
„Ich finde SWOP der modernen Zeit gemäß“
Dennis Sawinkin

one: Waren Sie anfangs skeptisch oder standen Sie dem Swoppen offen gegenüber?
Dennis Sawinkin: Wie sich mein Arbeitplatz gestaltet, ist für mich sekundär, wichtig ist, dass die Arbeitsbedingungen vernünftig sind und das ist bei der REWE Systems und beim Swoppen der Fall.

one: Was sind die größten Vorteile beim Swoppen?
Dennis Sawinkin: Swoppen fördert die Digitalisierung des Arbeitsplatzes. Man muss sich anders organisieren und im Idealfall papierlos arbeiten. Stattdessen legen wir viele Dokumente in den Anwendungen wie Confluence ab, so dass sie von jedem Arbeitsplatz – ob in der Domstraße oder in Porz – aufrufbar sind. Der positive Nebeneffekt ist, dass man lernt, sich selbst und seinen Arbeitsplatz effizient zu organisieren.
Davon abgesehen ist es für meine Arbeit sehr förderlich, dass ich meinen Arbeitsplatz frei wählen kann.

An Tagen, an denen ich konzentriert arbeiten muss, suche ich mir einen Still-Arbeitsplatz oder bleibe im Homeoffice. Tausche ich mich mit anderen Projektleitern aus, gehe ich in meine Homebase. Wenn das Projekt in einer heißen Phase ist, dann rücke ich näher an mein Team heran. Es können sich viel einfacher dynamische Teams bilden, die sich in SWOP zusammensetzen und zusammenarbeiten. Natürlich arbeiten wir in einem Großraumbüro. Dort herrschen andere Regeln, was zum Beispiel die Lautstärke anbetrifft.

Aber im Gegenzug haben wir mehr Möglichkeiten unser Arbeitsumfeld je nach Anforderung selbst zu gestalten. Dadurch fühle ich mich viel wohler bei meiner Arbeit. Nicht zuletzt ist SWOP aus meiner Sicht der richtige Weg, um auch die Arbeitsplatzauslastung in den Standorten effizient zu regeln.

one: Was sind die größten Nachteile?
Dennis Sawinkin: Nachteile sehe ich nicht. SWOP  fördert die Flexibilität und beflügelt den Perspektivwechsel.

Kirsten Schlemmer, Fachbereichsleiterin Projekte REWE Systems
„Offener Umgang wird gefördert“
Kirsten Schlemmer

one: Waren Sie anfangs skeptisch gegenüber SWOP? Wie war Ihre Einstellung?
Kirsten Schlemmer:
Ich war SWOP gegenüber von Beginn an positiv eingestellt, da mir das Thema flexibles Arbeiten sehr am Herzen liegt.

one: Was sind aus Ihrer Sicht die Vorteile?
Kirsten Schlemmer.
Man kann sich projektbezogen schnell in Arbeitsgruppen zusammenfinden. Dadurch lernen sich die Kollegen schneller und besser kennen. Wenn wir abteilungsübergreifend zusammenarbeiten, gelingt das mit SWOP viel einfacher. Zudem habe ich den Eindruck, dass mit SWOP ein offener Umgang untereinander gefördert wird. Das schließt übrigens auch die Führungskräfte mit ein. Es gibt eine größere Nähe zum Vorgesetzten, der ja mit auf der Fläche sitzt. Das senkt Hemmschwellen und die Ansprache fällt leichter.

Darüber hinaus fördert SWOP einen papierlosen Arbeitsplatz. Wenn man jeden Abend alles aufräumen und sich jeden Morgen an einem Arbeitsplatz wieder einrichten muss, dann reduziert man automatisch Ballast. Die Individualität des Arbeitsplatzes muss ja in die Koffer passen, die jeder SWOP-Mitarbeiter hat.

Nicht zuletzt ist SWOP ein wichtiger Faktor der Work-Life-Balance. Zusammen mit der Abschaffung der Kernarbeitszeit und einem Homeoffice, ermöglicht es mir, meine Arbeitszeit so einzuteilen, wie es die Projekte verlangen. An manchen Tagen arbeite ich etwas länger, weil ich diesen Part eines Projekts zu Ende bringen will. Dafür komme ich am nächsten Tag später. Voraussetzung ist dabei natürlich immer, dass die Vorgesetzten den Mitarbeiter vertrauen und ihnen im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit die Möglichkeit geben, Überstunden abzubauen.

one: Sehen Sie auch Nachteile beim swoppen?
Kirsten Schlemmer:
Was Flexibilität bringt, nimmt sie auch ein Stück weit. Die Arbeitsplätze werden nach dem Prinzip „first come, first get“ vergeben. Da sind einige Mitarbeiter zu Frühaufstehern geworden. Für Kollegen mit disziplinarischer Führung ist es etwas anstrengender, denn so begrüßenswert es ist, wenn die Distanz zwischen Führungskräften und Mitarbeitern aufgehoben wird, so brauchen Führungskräfte doch häufiger Raum und Zeit für vertrauliche Gespräche und Tätigkeiten. Diese erledige ich dann im Homeoffice.
Die Situation im Großraumbüro war anfangs für viele Kollegen gewöhnungsbedürftig. Man muss lernen, das Umfeld auszublenden, denn die vielen Telefonate, die geführt werden, stellen für einige Mitarbeiter eine große Belastung dar. Inzwischen haben wir Think Tanks, in denen man in Ruhe telefonieren oder sich zu einer Telkos treffen kann.

Carolin Ballweg, Multiprojektmanagerin REWE Systems
„Ein Schritt in Richtung Future Workplace“
Carolin Ballweg

one: Waren Sie anfangs skeptisch gegenüber SWOP? Wie war Ihre Einstellung?
Carolin Ballweg:
Durch meine vorherige Tätigkeit als Unternehmensberaterin und Project Managerin habe ich verschiedene Open Space und Desk Sharing Konzepte kennengelernt. Ich habe immer sehr positive Erfahrungen damit gemacht. „Flexibilität bei der Arbeit“ war für mich bei der Wahl meines Arbeitgebers ein ausschlaggebendes Kriterium. Demnach war ich gar nicht skeptisch - ganz im Gegenteil, ich habe mich sehr darauf gefreut.

one: Was sind aus Ihrer Sicht die Vorteile?
Carolin Ballweg:
Ein innovatives Raumkonzept hilft enorm beim Austausch mit den Kollegen. In meiner Stelle bin ich mit unterschiedlichen Stakeholdern in Kontakt.

Es geht darum, die Projektlandschaft im Blick zu behalten, mich mit Projektleitern, Key Account Managern oder auch der Entwicklung und dem Controlling auszutauschen und Mitarbeiter zu Tools und Prozessen zu beraten. Meist sind die Kommunikationswege kürzer, die Kooperation ist besser und es findet gegenseitiges Lernen statt. Das Konzept fördert Teamwork und die Sharing-Kultur im Unternehmen.

Für verschiedene Arbeitstätigkeiten gibt es unterschiedliche Anforderungen an das Arbeitsumfeld. Für einige Arbeiten ist der Open Office Space gut geeignet, für andere benötige ich eher stillere Rückzugsorte, an denen ich mich konzentrieren kann. Es gibt die Open Offices, Meetingräume, Sitzecken, Stillarbeitsplätze und kürzlich wurden auf den Etagen Think Tanks aufgestellt.


„Zum Arbeitsplatz der Zukunft gehört auch eine Führungskultur,
die auf Vertrauen basiert.“

Carolin Ballweg


Zu differenzieren ist, für welche Arbeitsbereiche das SWOP-Konzept überhaupt passend ist. In einigen Bereichen werden sicherlich noch feste Büros benötigt. Im Projektumfeld ist ein Open-Office-Konzept für mich hingegen gar nicht mehr wegzudenken.

one: Sehen Sie auch Nachteile beim swoppen?
Carolin Ballweg:
Manchmal sind die Stillarbeitsplätze von Teams belegt oder es gibt wenig Platz, sich für das konzentrierte Arbeiten zurück zu ziehen. Der Geräuschpegel kann schon mal etwas höher sein, man findet keinen Platz für vertrauliche Telefonate, Verkabelung für Tastatur und Maus ist umständlich, Nebengeräusche im Headset, Tische sind nicht alle verstellbar - das alles sind Themen, denen man beim ‚Swoppen‘ begegnet.
Sie sind aber auch Teil eines Büroalltags in anderen Raumkonzepten. Um Ihre Frage zu beantworten: Ich selbst sehe für den Projektbereich keine Nachteile.

Es gibt immer eine Möglichkeit, mit Störfaktoren umzugehen. Aus meiner Sicht liegt die besondere Herausforderung in der Weiterentwicklung des Konzepts und dem Change Gedanken. Zum Arbeitsplatz der Zukunft gehört nicht nur ein modernes Office Konzept. Auch die Flexibilisierung der Arbeitszeit und Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten zählen zu notwendigen Freiräumen für Mitarbeiter. Dazu gehört es auch, eine transformationale Führungskultur zu etablieren, die auf Vertrauen basiert.

Mitarbeiter müssen effizient in komplexen Strukturen arbeiten. Zudem gilt es, Arbeit und Privatleben in Balance zu bringen. Leistungsfähigkeit der Ressourcen kann insofern nur dann gewährleistet werden, wenn ihnen das Unternehmen im Gegenzug die Möglichkeit bietet, Raum und Zeit selbst bestimmen zu können. Nur so können Mitarbeiter die gestiegenen Anforderungen meistern, die unsere vernetzte Welt mit sich bringt.

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