Es werden immer mehr, doch wir wünschen uns weniger: Wie Ihre E-Mails an den Leser kommen, verraten wir in dieser Serie. Dabei liegt die Würze in der Kürze. Heute: KISS - Keep it short and simple.
KISS heißt das Schlüsselwort: Keep It short, stupid oder auch: Keep It short and simple. Kommen Sie in E-Mails ohne Umschweife zur Sache. Eine E-Mail, die zu lang ist, wird selten komplett gelesen. Der Trend geht stattdessen zum Fünf-Satz-Prinzip, heißt: eine gute Mail ist fünf Sätze lang - oder kürzer.
Das klappt, wenn man Überflüssiges rigoros streicht. Dazu gehören:
- Höflichkeitsfragen: „Ich hoffe Sie hatten ein schönes Wochenende.“ Gehen Sie davon aus, dass alle ein schönes solches hatten.
- Füllwörter „Es wäre toll, wenn..“ oder „An dieser Stelle würde es glaube ich Sinn machen“... Kommen Sie kurz und klar zur Sache. Sagen Sie direkt, was Sie erwarten, brauchen, wünschen, statt Ihre Aussage zu verwässern.
- Formulieren Sie kurze, einfach Sätze. Sie sind für den Leser schneller zu erfassen.
- Lesen Sie die Mail noch einmal konzentriert durch. Kann der Empfänger sofort verstehen, was Sie sagen wollen und von ihm erwarten? Haben Sie bei aller Kürze etwas Wesentliches weggelassen? Oder wiederholen Sie sich?
Vor allem Kollegen, die viele E-Mails bekommen, werden Ihnen dankbar sein, denn je schneller sie den Inhalt der Mail erfasst haben, desto schneller können sie diese bearbeiten.
Teil 2 - So schreiben Sie gute E-Mails: An: Alle User bundesweit?
