Aus dem Test-Status bei REWE digital zu einem wertvollen Tool für die gesamte REWE Group – und das im Rekordtempo: Die Entwicklung der elektronischen Signatur ist ein Beispiel für das erfolgreiche Zusammenspiel über Unternehmens- und Abteilungsgrenzen hinweg.
In diesem Fall kann die elektronische Signatur von großem Vorteil sein. Sie macht es möglich, Verträge und Vereinbarungen sicher von überall und von nahezu jedem Gerät unterzeichnen zu können. „Als wir Ende 2019 bei REWE digital die elektronische Signatur als wichtiges Innovationsthema identifiziert hatten, war Corona noch kein Thema gewesen. Der Arbeitsauftrag für unser Team ‚Collaboration & Process Solutions‘ , CAPS, lautete: Frühzeitig den Nutzen der Softwarelösung für erste konkrete Anwendungsfälle realisieren. Wichtig ist darüber hinaus immer im Blick zu haben, ob die Lösung auch einen Mehrwert für die gesamte REWE Group haben könnte“, erinnert sich Julia Martin, Sachgebietsleiterin Transformation Solutions bei REWE digital. Spätestens in einem halben Jahr, so der Plan, sollte dieses Projekt abgeschlossen sein.
Pandemie änderte alles
Die Nachricht, dass ein solches Tool von der REWE digital zur Verfügung gestellt werden kann, verbreitete sich schnell innerhalb der REWE Group. Das weckte Interesse und führte zu Anfragen. „So wurde die elektronische Signatur in Windeseile für verschiedene Teams aus der ganzen REWE Group individuell nutzbar gemacht, zum Beispiel bei toom Baumarkt, Lekkerland und auch DER“, sagt Julia Martin. Das Tool ermöglichte den Mitarbeitenden, Verträge ohne Kurier- oder Postwege abzuschließen – schnell und pandemisch sicher. Zusätzlicher Pluspunkt: Mit DocuSign können die Beteiligten die teils komplexen Unterschriftsprozesse individuell steuern und nachverfolgen. Sie können jederzeit sehen, in welchem Stadium sich ein zu unterzeichnendes Papier befindet; eine enorme prozessuale Erleichterung.
Auch parallele Unterschriften oder Abfolgen von Unterschriften sind einfach umsetzbar „Das ist ein großer Mehrwert gegenüber der physischen Signatur, den viele Kolleg:innen schätzen“, betont Julia Martin.
Enge Abstimmung mit anderen Geschäftseinheiten
Wer den Begriff „elektronische Signatur“ bei Google eingibt, erhält etwa 2,5 Millionen Ergebnisse angezeigt – das gibt einen Eindruck, wie komplex das Thema ist. „Von daher war es uns von Anfang an wichtig, sich eng mit anderen Geschäftseinheiten abzustimmen, insbesondere mit den Verantwortlichen in der Rechts- sowie in der Compliance-Abteilung. Aber auch mit den Informationssicherheitsexperten und Kolleg:innen aus verschiedenen Einkaufsabteilungen“, erläutert Julia Martin. So verfasste beispielsweise die Rechtsabteilung einen Leitfaden, der die juristischen Rahmenbedingungen für die Nutzung der elektronischen Signatur absteckt und in übersichtlicher Form Auskunft gibt, für welche Art von Verträgen welche Unterschriftenregeln gelten.
Wie macht man die elektronische Signatur für viele nutzbar?
„Die Herausforderung bei dem DocuSign Projekt ist nicht, es technisch verfügbar zu machen, sondern an eine Vielzahl von Kolleg:innen mit unterschiedlichsten Herausforderungen kurzfristig und effizient das nötige Wissen zu vermitteln“, so Kerstin Lohmer. Als kleines Team, das darauf ausgerichtet ist, REWE digital zu betreuen, stand CAPS plötzlich vor einer Mammutaufgabe: Es gab Anfragen aus der gesamten REWE Group, bis hin zu REWE Far East. Das, so berichtet Julia Martin, stellte uns vor eine kapazitäre Herausforderung und konnte nur durch den äußerst engagierten Einsatz der Kolleg:innen erfolgreich umgesetzt werden. „Zwei Dinge haben uns in dieser Situation entlastet: Zum einen haben wir in jeder Abteilung, die DocuSign nutzen wollte, eine Ansprechperson für die unmittelbaren Kolleg:innen identifiziert. Der- oder diejenige erhielt eine besondere Schulung sowie erweiterte Nutzungsrechte. Zum anderen haben wir Schulungsvideos gedreht, in denen die meistgestellten initalen Fragen beantwortet wurden. So haben wir unseren Arbeitsaufwand insbesondere im Onboarding-Prozess reduziert und trotzdem für eine weitere Verbreitung der elektronischen Signatur gesorgt.“
Stabübergabe an REWE Systems
Aufgrund der positiven Resonanz und weiter steigenden Bedarfe war bereits Mitte 2020 klar: DocuSign wird in den groupweiten Regelbetrieb übernommen. Um das zu erreichen, startete REWE digital zu Jahresbeginn 2021 eine Zusammenarbeit mit dem Produktteam Contract- & Records Management der REWE Systems unter Führung von Lutz Rothenbücher. „Von da an, haben wir unser Wissen so geteilt und dokumentiert, dass es auch für die Kolleg:innen nutzbar ist. Gemeinsam haben wir Wissen zu weiterführenden Themen aufgebaut.“, sagt Kerstin Lohmer. Zum 1. Oktober 2021 hat REWE Systems die Verantwortung für das Thema übernommen und wird die weitere Skalierung vorantreiben. Aktuell gibt es mehr als 800 Nutzer in über 30 Anwendungsbereichen. Tendenz: stark steigend.
Transformation Solutions wendet sich in der Rolle als Innovationstreiber im Zusammenspiel der IT-Abteilungen der REWE Group, nun den nächsten Projekten zu. „DocuSign ist ein Beispiel, wie unsere Arbeit im besten Fall abläuft: “Wir sind der festen Überzeugung, dass wir die Prozesse der REWE Group jeden Tag durch Technologie noch besser machen können. Dafür screenen meine Teams den Technologiemarkt nach neuen und einfach in der REWE Group einsetzbaren Software-Lösungen. Mit Hilfe dieser “Schatzkiste” schlagen wir bei identifiziertem Nutzen konkrete Projekte, wie z.B. Docusign, vor. Fachbereiche haben so die Chance frühzeitig den identifizierten Nutzen zu realisieren. Neben klassischen Projektzielen wie Time und Budget ist die Analyse einer potentiellen Skalierung in der REWE Group im Rahmen erster Projekte zusätzliches technologisches Ziel. Wenn die Softwarelösung über mehrere Projekte den konkreten Mehrwert bewiesen hat, übergeben wir sie an Produktteams zum Betrieb und einer potentiellen weiteren Skalierung.“, sagt Julia Martin.
Das nächste Projekt ihres Team CAPS schließt eng an das vorangegangene an: CAPS entwickelt aktuell einen ersten Test der sogenannten qualifizierten Signatur. Mit ihr können auch die meisten Dokumente, die laut Gesetz physikalisch unterschrieben werden müssen, auch elektronisch gezeichnet werden. Zwei weitere Transformation Solutions Teams beschäftigen sich aktuell im Projekt OptiKuMm damit, den Kundenservice Handel D auf eine neue technologische Basis zu heben.
„Wer es kennt, nutzt es immer wieder“
„DocuSign ist ein sehr sinnvolles Tool, das die Arbeitsprozesse enorm beschleunigt und für mehr Transparenz sorgt. Für die DER Touristik ist es besonders wertvoll, weil wir weltweit sehr viele externe Partner haben, etwa in der Hotellerie. Für mich, der ich zwischen unseren Standorten in Frankfurt und Köln sowie dem Homeoffice pendele, ist es sehr bequem, von jedem Ort aus Unterschriften leisten zu können. Jeder Anwender, den ich bisher gesprochen habe, bestätigt mir: Ein Glück, dass wir das jetzt haben. Wichtig ist aus meiner Sicht, DocuSign noch mehr bekannt machen. Denn wer es kennt, nutzt es immer wieder und entdeckt stetig neue Anwendungsbereiche.“
Klaus Franke
Chief Administration Officer DER Touristik Central Europe
„Unkompliziertes, sehr intuitives Tool“
„Auch wir bei der REWE International hatten schon vor der Pandemie begonnen, uns mit dem Thema elektronische Signatur zu beschäftigen und dabei auch Alternativen zu DocuSign geprüft. Doch als sich die Kollegen in Deutschland dann für diese Lösung entschieden, haben wir uns angeschlossen, denn eine einheitliche konzernweite Lösung macht viel Sinn. Wer Bedarf hat, meldet sich, dann besprechen wir die use cases. DocuSign ist ein unkompliziertes, sehr intuitives Tool. Derzeit haben etwa 70 Nutzer in verschiedenen Anwendungsbereichen. Begeistert sind vor allem die Kolleg:innen bei der Adeg, die nun nicht mehr durchs ganze Land zu ihren Kaufleuten fahren müssen, um Verträge zu unterzeichnen. Interessant wäre eine Nutzung von DocuSign auch in anderen Ländern, in denen REWE International tätig ist. Dafür sind noch viele juristische Fragen zu klären. Bisher sind wir mit dem Informationsmaterial, das sich auf der Website von DocuSign findet sowie den von den Kolleg:innen aus Deutschland zur Verfügung gestellten Informationen gut klargekommen. Bei Anfragen geht es nur selten um technischen Support. Viel häufiger interessiert die Kolleg:innen, wo überall die elektronische Signatur genutzt werden kann.“
Ema Nakic
Senior Specialist IT Consulting REWE International AG
Pünktlich zur neuen Homeoffice-Pflicht und dem bevorstehenden Jahresabschluss habe wir bei Division Accounting (DER Touristik Deutschland) für die Rückstellungsmeldung ein Formular entwickeln lassen. Dieses ermöglicht den Fachbereichen die Meldungen mit elektronischer Unterschrift via DocuSign ans Rechnungswesen zu senden. Dies sollte die Arbeiten auf allen Seiten auch weiter erleichtern.
Vielen Dank an die Mitarbeitenden, welche das Produkt Rückstellungsmeldung ans Laufen gebracht haben.
Super Sache :-) und toll umgesetzt...
An wen kann man sich wenden, wenn man das Thema "DocuSign" in seinem Bereich / Team einführen möchte.
Vielen Dank.
Da helfen die Kollegen von der REWE Systems weiter. Gerne per Mail an cmsd@rewe-group.com .
„Als wir Ende 2020 bei REWE digital die elektronische Signatur als wichtiges Innovationsthema identifiziert hatten, war Corona noch kein Thema gewesen." - Die Jahreszahl kann nicht stimmen. Leider.
Das ist natürlich richtig. Wir haben die Jahreszahl korrigiert.