Julia Martin, Sachgebietsleiterin Transformation Solutions bei REWE Digital Ob per Handschlag oder in Schriftform auf Papier inklusive Unterschrift – das Bürgerliche Gesetzbuch erlaubt grundsätzlich beide Varianten, um einen rechtsverbindlichen Vertrag abzuschließen. Ausnahmen sind zum Beispiel Fälle, in denen eine notarielle Beurkundung nötig ist, damit der Vertrag tatsächlich zustande kommt, etwa bei befristeten Arbeitsverträgen, die grundsätzlich der Schriftform bedürfen. Was aber, wenn die Vertragspartner – wie zu Zeiten der Pandemie – nur sehr eingeschränkt persönlich zusammenkommen können, um eine Vereinbarung handschriftlich zu unterzeichnen?

In diesem Fall kann die elektronische Signatur von großem Vorteil sein. Sie macht es möglich, Verträge und Vereinbarungen sicher von überall und von nahezu jedem Gerät unterzeichnen zu können. „Als wir Ende 2019 bei REWE digital die elektronische Signatur als wichtiges Innovationsthema identifiziert hatten, war Corona noch kein Thema gewesen. Der Arbeitsauftrag für unser Team ‚Collaboration & Process Solutions‘ , CAPS, lautete: Frühzeitig den Nutzen der Softwarelösung für erste konkrete Anwendungsfälle realisieren. Wichtig ist darüber hinaus immer im Blick zu haben, ob die Lösung auch einen Mehrwert für die gesamte REWE Group haben könnte“, erinnert sich Julia Martin, Sachgebietsleiterin Transformation Solutions bei REWE digital. Spätestens in einem halben Jahr, so der Plan, sollte dieses Projekt abgeschlossen sein.

Kerstin Lohmer, zuständige IT-Projekt-Managerin im Team CAPS Dann kam die Pandemie. Persönliche Treffen wurden zu einer logistischen, zeitlichen und hygienischen Herausforderung. „Ich saß im Homeoffice und mein Geschäftsführer rief an und fragte, wie lange wir brauchen würden, um DocuSign, so der Name der Software, für die gesamte REWE digital live zu schalten“, erzählt Kerstin Lohmer, zuständige IT-Projekt-Managerin im Team CAPS. Ihre Antwort: „48 Stunden“. Zuvor hatte CAPS die elektronische Signatur nur in kleinen Use Cases etwa mit der Personalabteilung erprobt. Durch unser Vorgehen hatten wir eine potentielle Anwendung in der REWE Group schon in ersten Zügen vorgedacht. Nur dadurch war es möglich, DocuSign in kürzester Zeit für einen größeren Kreis nutzbar zu machen. Andernfalls hätten wir dafür nicht Stunden, sondern Wochen benötigt“, so Lohmer.

Die Nachricht, dass ein solches Tool von der REWE digital zur Verfügung gestellt werden kann, verbreitete sich schnell innerhalb der REWE Group. Das weckte Interesse und führte zu Anfragen. „So wurde die elektronische Signatur in Windeseile für verschiedene Teams aus der ganzen REWE Group individuell nutzbar gemacht, zum Beispiel bei toom Baumarkt, Lekkerland und auch DER“, sagt Julia Martin. Das Tool ermöglichte den Mitarbeitenden, Verträge ohne Kurier- oder Postwege abzuschließen  – schnell und pandemisch sicher. Zusätzlicher Pluspunkt: Mit DocuSign können die Beteiligten die teils komplexen Unterschriftsprozesse individuell steuern und nachverfolgen. Sie können jederzeit sehen, in welchem Stadium sich ein zu unterzeichnendes Papier befindet; eine enorme prozessuale Erleichterung. 
Auch parallele Unterschriften oder Abfolgen von Unterschriften sind einfach umsetzbar „Das ist ein großer Mehrwert gegenüber der physischen Signatur, den viele Kolleg:innen schätzen“, betont Julia Martin.

Wer den Begriff „elektronische Signatur“ bei Google eingibt, erhält etwa 2,5 Millionen Ergebnisse angezeigt – das gibt einen Eindruck, wie komplex das Thema ist. „Von daher war es uns von Anfang an wichtig, sich eng mit anderen Geschäftseinheiten abzustimmen, insbesondere mit den Verantwortlichen in der Rechts- sowie in der Compliance-Abteilung. Aber auch mit den Informationssicherheitsexperten und Kolleg:innen aus verschiedenen Einkaufsabteilungen“, erläutert Julia Martin. So verfasste beispielsweise die Rechtsabteilung einen Leitfaden, der die juristischen Rahmenbedingungen für die Nutzung der elektronischen Signatur absteckt und in übersichtlicher Form Auskunft gibt, für welche Art von Verträgen welche Unterschriftenregeln gelten.

„Die Herausforderung bei dem DocuSign Projekt ist nicht, es technisch verfügbar zu machen, sondern an eine Vielzahl von Kolleg:innen mit unterschiedlichsten Herausforderungen kurzfristig und effizient das nötige Wissen zu vermitteln“, so Kerstin Lohmer. Als kleines Team, das darauf ausgerichtet ist, REWE digital zu betreuen, stand CAPS plötzlich vor einer Mammutaufgabe: Es gab Anfragen aus der gesamten REWE Group, bis hin zu REWE Far East. Das, so berichtet Julia Martin, stellte uns vor eine kapazitäre Herausforderung und konnte nur durch den äußerst engagierten Einsatz der Kolleg:innen erfolgreich umgesetzt werden. „Zwei Dinge haben uns in dieser Situation entlastet: Zum einen haben wir in jeder Abteilung, die DocuSign nutzen wollte, eine Ansprechperson für die unmittelbaren Kolleg:innen identifiziert. Der- oder diejenige erhielt eine besondere Schulung sowie erweiterte Nutzungsrechte. Zum anderen haben wir Schulungsvideos gedreht, in denen die meistgestellten initalen Fragen beantwortet wurden. So haben wir unseren Arbeitsaufwand insbesondere im Onboarding-Prozess reduziert und trotzdem für eine weitere Verbreitung der elektronischen Signatur gesorgt.“

„Auch wir bei der REWE International hatten schon vor der Pandemie begonnen, uns mit dem Thema elektronische Signatur zu beschäftigen und dabei auch Alternativen zu DocuSign geprüft. Doch als sich die Kollegen in Deutschland dann für diese Lösung entschieden, haben wir uns angeschlossen, denn eine einheitliche konzernweite Lösung macht viel Sinn. Wer Bedarf hat, meldet sich, dann besprechen wir die use cases. DocuSign ist ein unkompliziertes, sehr intuitives Tool. Derzeit haben etwa 70 Nutzer in verschiedenen Anwendungsbereichen. Begeistert sind vor allem die Kolleg:innen bei der Adeg, die nun nicht mehr durchs ganze Land zu ihren Kaufleuten fahren müssen, um Verträge zu unterzeichnen. Interessant wäre eine Nutzung von DocuSign auch in anderen Ländern, in denen REWE International tätig ist. Dafür sind noch viele juristische Fragen zu klären. Bisher sind wir mit dem Informationsmaterial, das sich auf der Website von DocuSign findet sowie den von den Kolleg:innen aus Deutschland zur Verfügung gestellten Informationen gut klargekommen. Bei Anfragen geht es nur selten um technischen Support. Viel häufiger interessiert die Kolleg:innen, wo überall die elektronische Signatur genutzt werden kann.“

Ema Nakic
Senior Specialist IT Consulting REWE International AG