„Nur weil ich im Homeoffice sitze, muss ich nicht auf die Struktur, die ich mir im Büro schaffe, verzichten“, das sagt Imola Mezey. Die Projektleiterin und Referentin im Bereich Human Resources Handel Deutschland beschäftigt sich schon länger unter anderem mit Fragen rund um Selbstorganisation und strukturiertem Arbeiten. Für unseren Podcast „Arbeitswelten“ haben wir sie gefragt, wie sich der Arbeitstag am besten strukturieren lässt. Ein Gespräch über die Eisenhower-Matrix und warum man am besten die dickste Kröte gleich zu Beginn des Tages schluckt.
So funktioniert der strukturierte Start in den Tag:
Warm up
Bei einer Tasse Tee oder Kaffee E-Mails und Aufgaben screenen. Am besten werden kleinere Aufgaben jetzt erledigt, dann hat man sie aus dem Weg und der Kopf ist frei für größere Themen.
Eat the Frog (Nach Brian Tracy)
Eine Theorie besagt: "Fang mit der größten Aufgabe des Tages an, dann hast Du das Schlimmste hinter Dir!" Vielen Menschen fallen große, potenziell auch schwierige Aufgabe morgens leichter, denn dann ist der Kopf noch frei. Also heißt es, jetzt die Kröte zu schlucken! Außerdem fühlt es sich einfach gut an, früh ein Erfolgserlebnis zu haben und so in den Tag zu starten. Weiterer Vorteil: wenn man Unterstützung bei einer Aufgabe braucht, ist morgens die Wahrscheinlichkeit, Unterstützer zu erreichen höher.
Kreative Pause
Pausen einzuplanen ist im Homeoffice genauso wichtig, wie im Büro. Ein Spaziergang, ein Teams-Kaffee mit den Kollegen oder einen Podcast zum Thema "Struktur in Büro und Homeoffice" hören – hier ist vieles möglich, um den Kopf wieder frei und Platz für neue Ideen und Motivation zu schaffen.
Organisiert in den Tag mit Eisenhower
Hier noch ein paar Tipps, die helfen, den Überblick zu behalten.
Die Eisenhower-Matrix
Ohne die Strukturierung von Aufgaben geht es auch zu Hause nicht. Bei der Priorisierung hilft die Eisenhower-Matrix schnell den Überblick zu bekommen. Hier werden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in eine einfache Matrix einsortiert und entsprechend bearbeitet:
Emails abhaken und verschieben
Für die Ordnung im Mail-Postfach hilft es, E-Mails zu markieren und wenn sie erledigt sind in entsprechende Ordner zu verschieben.
Realistisch bleiben
Wichtig bei Listen und Aufgaben ist es, realistisch zu bleiben und sich nicht einen zu großen Berg mit zu vielen Aufgaben für einen Tag vorzunehmen. Denn wenn der Berg zu groß ist, besteht die Gefahr, dass man schnell entmutigt wird und im schlimmsten Fall nicht weiß, wo man überhaupt anfangen soll. Kürzere realistische Listen pro Tag oder auch pro Woche helfen, den Berg in kleinere, machbare Etappen zu unterteilen. So hat man immer wieder motivierende Erfolgserlebnisse.
Status in Teams auf „nicht stören“ stellen
Wenn ständig Chat-Meldungen oder E-Mails aufpoppen und das Telefon klingelt, fällt konzentriertes Arbeiten schwer. Hier hilft es, den Status in Teams auf „nicht stören“ einzustellen. Dann werden für diese Zeit die Hinweise auf neue Mails und Posts nicht eingeblendet.
Und wenn ich mal nicht weiter weiß… im Team geht manches doch einfacher
Auch für die Arbeit im Team sind diese Tools anwendbar: ein gemeinsamer Warm-up gelingt über einen (Daily) Check-In, in dem Tages- und Wochenaufgaben geteilt und visualisiert werden – das verbessert die Zusammenarbeit im Team sowohl auf Projektbasis als auch im täglichen Geschäft.
Bei schwierigen Fragestellungen hilft eine strukturierte Kollegiale Beratung, bspw. mit einem Moderator. Und wer sich regelmäßig im Team austauschen und verbessern möchte, nutzt Retrospektiven für einen gemeinsamen Rückblick und zur Planung der besseren zukünftigen Zusammenarbeit. Dafür bietet Teams auch gute Tools an, unter anderem den Planner oder das Whiteboard (Hier gibt es Tipps für Teams, Teil 3)
