E-Mails können mehr über Empfänger verraten, als dem Absender lieb ist - und wenn es "nur" die E-Mail-Adresse der Kollegen ist. In loser Folge geben wir nun Tipps, was eine gut geschriebene E-Mail ausmacht.
Es ist noch gar nicht so lange her, da schaffte es eine Mitarbeiterin im Bundestag, den kompletten Regierungsapparat mit E-Mails zu beschäftigen. Die Dame hatte bei ihrer Antwort auf eine Massenrundmail einfach auf „allen antworten“ geklickt. Die Kollegen nahmen dies zum Anlass, die Mitarbeiterin auf ihren Fehler hinzuweisen - ebenfalls in dem sie „allen antworteten“.
E-Mails werden oftmals zu sorglos versendet. Wir haben eine Reihe von Tipps zum Schreiben von Mails zusammengestellt - vom Adressaten bis zum Zitieren des Mailheaders. Den Anfang machen die Adressaten. Die ständig wachsende Sammlung finden Sie ab Mitte Mai auch auf www.one.rewe-group.com
Der Adressat bei Massensendungen
Manchmal lassen sich Massensendungen an in- und externe Adressaten nicht vermeiden. Hierbei gilt es aber, die Daten der REWE Group-Kollegen zu schützen. Für diesen Fall bietet sich die bcc-Funktion an. Über diese Funktion können die Kollegen gleich mit angeschrieben werden, die Adressen sind aber für den externen Empfänger nicht lesbar. So verhindert man, dass interne E-Mail-Adressen ungewollt in die Hände Externer gelangen.
Aus dem gleichen Grund sollten Mails, die an externe Adressaten unterschiedlicher Unternehmen gerichtet sind oder die sehr viele Empfänger ansprechen (etwa mehr als sieben), nur unter Nutzung der bcc-Funktion versendet werden. In vielen Fällen noch besser: Individuelle Adressierung im Rahmen einer Serienbrief-Funktion.
Wichtig ist jedoch: die bcc-Funktion darf unternehmensintern nur in absoluten Ausnahmefällen verwendet werden. Innerhalb der REWE Group sollte Offenheit gepflegt werden und Informationen nicht über die bcc-Funktion verteilt werden.
