Der Überblick über alle übergreifenden Projekte bei Toom hängt an einer großen Wand in einem Besprechungsraum in der Porzer Zentrale. Mit dem Kanban-Board organisieren Jan Paselk, Christian Heß und Sven Hansen das Projekt-Portfolio beim Baumarkt.
Sven Hansen und Jan Paselk stehen vor einer Wand voller Projekt-Karten und Post-its. Manches ist in der Kategorie „Ideensammlung“ eingeordnet. Andere Karten haben es bereits in die „Planung“ geschafft. Und wieder andere sind den Kategorien „Durchführung“ oder „Abschluss“ zugeordnet. Eine komplette Wand nimmt das Kanban-Board von Toom Baumarkt ein.
Seit Anfang des Jahres nutzt Toom den Kanban-Management-Ansatz, um strukturiert Projekte zu managen. Jan Paselk, Christian Heß und Sven Hansen forcieren bei Toom einen Transformationsprozess, bei dem der Überblick über alle Projekte innerhalb des Geschäftsbereichs Baumarkt eine zentrale Rolle spielt: „Toom hat sich zum Ziel gesetzt, anpassungsfähiger zu werden und flexibler auf Veränderungen im Markt zu reagieren“, erklärt Jan Paselk, verantwortlich für das Thema Transformation bei Toom. Das Kanban-Board und die hiermit verbundenen Zusammenarbeits- und Entscheidungsmodelle sind dabei ein zentrales Element.
Und das nicht nur, weil in diesem Raum die wöchentlichen Meetings stattfinden: „Mit dem Kanban-Board wollen wir einen End-to-End-Prozess abbilden und fördern, bei dem jedes Projekt von der Idee bis zum Abschluss inklusive Evaluation nach klaren Kriterien priorisiert und bearbeitet wird“, erklärt Sven Hansen vom Bereich Business Development. Ziel sei es letztlich, ergänzt Jan Paselk, dass nicht nur das übergreifende Projektmanagement, sondern auch in jedem einzelnen Projekt nach der Kanban-Methode gearbeitet wird. So würden die Kollegen durch die Arbeit an übergreifenden Projekten mit einem Kanban-System neue Arbeitsweisen kennenlernen, die später auch in anderen Bereichen angewendet werden können. Aktuell geht es vor allem darum, sich noch besser zu fokussieren, ergänzt Christian Heß, verantwortlich für das Business Development bei Toom.
Bevor all dies auf einer Wand visualisiert werden kann, heißt es jedoch zunächst einige Punkte herauszuarbeiten: „Um Kanban als Veränderungsinsturment nutzen zu können, muss zunächst geklärt werden, ob wir ein einheitliches Verständnis von bestimmten Begriffen haben. Daher haben wir im ersten Schritt gefragt: Was genau meinen wir, wenn wir von einem Projekt reden? Was bedeutet Priorisierung und wie funktioniert Synchronisierung?“, so Jan Paselk. Zudem ist es wichtig, sich auf einige Grundwerte zu verständigen, denn: Ohne Transparenz und den Wunsch aller Beteiligten, offen zu kommunizieren und sich zu fokussieren, macht das beste Kanban-System wenig Sinn. Wer Kanban in einem Unternehmen wirklich leben will, muss es zulassen, dass alle die Arbeitsorganisation betreffenden Probleme offen angesprochen werden können. Das erfordert eine entsprechende Unternehmenskultur.
Christian Heß
Dafür hat Toom bereits einige wichtige Weichen gestellt, beispielsweise mit der Duz-Kultur. Darauf aufbauend treffen sich die rund 30 Verantwortlichen im Projektmanagement, die Geschäftsführung sowie alle Interessierten von der IT und dem Vertriebssupport bis zum Immobilen und CM-Bereich für ein bis drei Stunden pro Woche am Kanban-Board. Dann werden neue Projekte vorgestellt und kurze Status-Updates zu laufenden Projekten gegeben. Gibt es Herausforderungen, werden diese hier offen angesprochen. „Wichtig ist dabei, dass hier die Entscheider zusammenkommen, denn dann können wir in dieser Runde schnell und unkompliziert Fragen klären oder auch Entscheidungen treffen, so dass die Projekte zügig voranschreiten können“, so Christian Heß. "Wir heißen dabei alle interessierten Mitarbeitenden willkommen."
Im Wesentlichen bildet das Board vier Projektphasen ab. Ein Beispiel: ein Bereich möchte ein neues Projekt vorschlagen. Dann muss eine Projektsteckbrief und eine Projektkarte ausgefüllt werden, auf der kurz das Projekt inklusive Priorisierungskriterien, inhaltlichen Abhängigkeiten und weiteren beteiligten Bereichen aufgeführt ist. Damit ist für alle Bereiche und Projektverantwortlichen transparent, welche Projekte angedacht und welche Ressourcen benötigt werden. Es wird dann in der Ideenphase eine konkrete Projektvision erarbeitet, vorgestellt, diskutiert und priorisiert. Mit Punkten in unterschiedlichen Farben können die Bereiche, die für das Projekt benötigt werden, kennzeichnen, ob sie bereits Ressourcen zur Verfügung stellen können.
Es folgt die Planungsphase, in der das Projekt umfassend beschrieben und erneut anhand vorgegebener Qualitätskriterien priorisiert wird. So wird sichergestellt, dass die relevantesten Projekte fokussiert werden.
Mit der Durchführung in Phase drei wird der Business Case erstellt und nach einer weiteren Priorisierung das Projekt umgesetzt. Schließlich folgt Phase vier: Das Projekt ist umgesetzt und abgeschlossen. Es folgt eine Evaluierung und Erfolgsmessung.
Letztere sehen Sven Hansen und Jan Paselk als eines der wichtigsten Themen an: „Ziel ist es, dass sich die Mitarbeitenden fokussieren können. Denn je fokussierter sie an einer Aufgabe arbeiten können, desto schneller ist sie auch erledigt und die damit verbundenen Mehrwerte kommen zum tragen“, erklärt Jan Paselk. Heißt: der sogenannte Work in Progress soll soweit es geht limitiert werden. Weg vom Multitasking, hin zum konzentrierten Abarbeiten einzelner Schritte ist die Devise. Dabei soll so lange wie möglich, so wenig wie nötig Arbeit für Themen investiert werden, damit keine Verschwendung entsteht. Das Kanban-Board bringt hier Transparenz in das Arbeitsaufkommen, dass einzelne Bereiche oder auch Mitarbeitende zu stemmen haben.
Denn darin sieht Jan Paselk den großen Unterschied zum klassischen Projekt-Management: „Bei Kanban geht es darum, möglichst viel Wert zu produzieren und die Durchlaufzeit zu optimieren. Die Mitarbeitenden fokussieren sich immer auf eine Aufgabe und sind dadurch deutlich produktiver.“ Das Kanban-Board bietet die nötige Transparenz und macht die Belastungen für alle sichtbar. So wird vermieden, dass einzelne Bereiche überlastet werden, weil sie eine Schlüsselrolle bei vielen Projekten gleichzeitig spielen. Gleichzeitig bietet es eine Diskussionsgrundlage: „Mitarbeitende können so stärker wertgetrieben arbeiten und direkt am Board aufzeigen und leichter klären, welches Projekt Priorität hat."
So fällt das Feedback der Kolleginnen und Kollegen bislang auch überwiegend positiv aus. Die meisten Projektverantwortlichen schätzen den wöchentlichen Austausch und den damit einhergehenden Überblick über die anstehenden und laufenden Projekte. Es ist ein Forum, in dem schnell gehandelt werden kann und das toom dadurch noch anpassungs- und somit zukunftsfähiger macht.
Wo steht das KanBan Board und kann ich einmal vorbei kommen, um es mir anzuschauen?
...gerne! Wenn du in der Humboldtstraße 140 in Porz bist, melde dich einfach bei Jan Paselk, Christian Heß oder mir - dann können wir dir das Board gerne live und in Farbe zeigen.