Und das nicht nur, weil in diesem Raum die wöchentlichen Meetings stattfinden: „Mit dem Kanban-Board wollen wir einen End-to-End-Prozess abbilden und fördern, bei dem jedes Projekt von der Idee bis zum Abschluss inklusive Evaluation nach klaren Kriterien priorisiert und bearbeitet wird“, erklärt Sven Hansen vom Bereich Business Development. Ziel sei es letztlich, ergänzt Jan Paselk, dass nicht nur das übergreifende Projektmanagement, sondern auch in jedem einzelnen Projekt nach der Kanban-Methode gearbeitet wird. So würden die Kollegen durch die Arbeit an übergreifenden Projekten mit einem Kanban-System neue Arbeitsweisen kennenlernen, die später auch in anderen Bereichen angewendet werden können. Aktuell geht es vor allem darum, sich noch besser zu fokussieren, ergänzt Christian Heß, verantwortlich für das Business Development bei Toom.

Bevor all dies auf einer Wand visualisiert werden kann, heißt es jedoch zunächst einige Punkte herauszuarbeiten: „Um Kanban als Veränderungsinsturment nutzen zu können, muss zunächst geklärt werden, ob wir ein einheitliches Verständnis von bestimmten Begriffen haben. Daher haben wir im ersten Schritt gefragt: Was genau meinen wir, wenn wir von einem Projekt reden? Was bedeutet Priorisierung und wie funktioniert Synchronisierung?“, so Jan Paselk. Zudem ist es wichtig, sich auf einige Grundwerte zu verständigen, denn: Ohne Transparenz und den Wunsch aller Beteiligten, offen zu kommunizieren und sich zu fokussieren, macht das beste Kanban-System wenig Sinn. Wer Kanban in einem Unternehmen wirklich leben will, muss es zulassen, dass alle die Arbeitsorganisation betreffenden Probleme offen angesprochen werden können. Das erfordert eine entsprechende Unternehmenskultur.

Christian Heß Dafür hat Toom bereits einige wichtige Weichen gestellt, beispielsweise mit der Duz-Kultur. Darauf aufbauend treffen sich die rund 30 Verantwortlichen im Projektmanagement, die Geschäftsführung sowie alle Interessierten von der IT und dem Vertriebssupport bis zum Immobilen und CM-Bereich für ein bis drei Stunden pro Woche am Kanban-Board. Dann werden neue Projekte vorgestellt und kurze Status-Updates zu laufenden Projekten gegeben. Gibt es Herausforderungen, werden diese hier offen angesprochen. „Wichtig ist dabei, dass hier die Entscheider zusammenkommen, denn dann können wir in dieser Runde schnell und unkompliziert Fragen klären oder auch Entscheidungen treffen, so dass die Projekte zügig voranschreiten können“, so Christian Heß. "Wir heißen dabei alle interessierten Mitarbeitenden willkommen."

Denn darin sieht Jan Paselk den großen Unterschied zum klassischen Projekt-Management: „Bei Kanban geht es darum, möglichst viel Wert zu produzieren und die Durchlaufzeit  zu optimieren. Die Mitarbeitenden fokussieren sich immer auf eine Aufgabe und sind dadurch deutlich produktiver.“ Das Kanban-Board bietet die nötige Transparenz und macht die Belastungen für alle sichtbar. So wird vermieden, dass einzelne Bereiche überlastet werden, weil sie eine Schlüsselrolle bei vielen Projekten gleichzeitig spielen. Gleichzeitig bietet es eine Diskussionsgrundlage: „Mitarbeitende können so stärker wertgetrieben arbeiten und direkt am Board aufzeigen und leichter klären, welches Projekt Priorität hat."

So fällt das Feedback der Kolleginnen und Kollegen bislang auch überwiegend positiv aus. Die meisten Projektverantwortlichen schätzen den wöchentlichen Austausch und den damit einhergehenden Überblick über die anstehenden und laufenden Projekte. Es ist ein Forum, in dem schnell gehandelt werden kann und das toom dadurch noch anpassungs- und somit zukunftsfähiger macht.