Bekommen Sie viele E-Mails? Würden Sie gerne weniger Zeit mit ihnen verbringen? Dann sind Sie in guter Gesellschaft: Denn laut einer Studie des AKAD Hochschule Leipzig und der Tempus GmbH würden die meisten Berufstätigen gerne weniger Zeit mit der Bearbeitung von E-Mails verbringen. Wir haben Tipps für Sie zusammengestellt, mit denen Ihre Mail gute Chancen hat, schnell gelesen zu werden.
Kein Wunder, verbringt doch der Durchschnittsarbeitnehmer einen kompletten Tag seiner Arbeitswoche nur mit dem Abarbeiten der E-Mails. Umso wichtiger ist es, E-Mails so zu verfassen, dass der Empfänger schnell weiß, worum es geht und was von ihm erwartet wird.
Heute:
Der Empfängerkreis
Überlegen Sie gut, wer die E-Mail tatsächlich bekommen muss. Immer mehr Menschen sind genervt, weil ihre Postfächer von Mails überquellen, bei denen sie in "cc", also in Kopie, gesetzt sind, eigentlich aber gar nicht wissen, warum.
An wen richtet sich ihre Mail und wer soll Ihnen weiterhelfen oder möchte, dass Sie ihm helfen? Diese Personen gehören in das Feld "an". Wer darüber hinaus noch informiert werden muss, sollte im Feld "cc" angeschrieben werden. So können die Empfänger schon mit Blick auf das Adressfeld einordnen, in welche Kategorie die Mail für sie fällt, und welche Priorität sie dem Schreiben einräumen müssen.
Übrigens: die Empfänger in „cc“ können Sie auch mit einem kurzen Hinweis, wie „cc an Herrn Schmitz zur Kenntnis" oder „cc an Frau Maier zur Verteilung innerhalb der Abteilung“ über ihr Anliegen informieren.
Lesen hierzu auch:
Teil 1: „Achtung E-Mail“ - Datenschutztipps für Mails an Empfänger außerhalb des Unternehmens
